Automatische E-Mail-Verarbeitung: Funktionen und Vorteile für den Import von Mails

Unternehmen erhalten täglich eine Flut von E-Mails, nicht nur in ihren persönlichen Postfächern, sondern auch über Sammelpostfächer zu bestimmten Themen. Zu den Klassikern gehören info@, hello@, service@, customersuccess@ und viele weitere. Die manuelle Bearbeitung der Vielzahl an E-Mails kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein, zu verspäteten Antworten oder langen Bearbeitungszeiten führen. Hier kommen moderne Plattformen für automatische E-Mail-Verarbeitung ins Spiel, die das Routing, Sortieren, Klassifizieren und Extrahieren von Informationen übernehmen. Wir gehen die einzelnen Funktionen und Prozessschritte der E-Mailautomatisierung durch und zeigen auf, welche Vorteile sich daraus für Unternehmen ergeben.

Was bietet ein Prozess für automatische E-Mailverarbeitung?

Eine Plattform für automatische E-Mail-Verarbeitung für die Bearbeitung Ihrer Mail Postfächer ist eine Softwarelösung, die eingehende E-Mails analysiert und verschiedene Aufgaben automatisiert, um die Effizienz und Genauigkeit der E-Mail-Bearbeitung zu verbessern. Dazu werden moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) genutzt, um E-Mails und deren Inhalte zu verstehen und zu verarbeiten.

Funktionen und Schritte der automatischen E-Mail-Verarbeitung

Sortieren
Die Sortierfunktion der Plattform kategorisiert E-Mails basierend auf bestimmten Kriterien wie Absender, Betreff oder Inhalt und ordnet diese beispielsweise bestimmten Unterordnern im Postfach zu, die entweder von bestimmten Personengruppen oder zu definierten Themen bearbeitet werden. Dies erleichtert die Organisation und Verwaltung der E-Mails und hilft, wichtige Nachrichten schnell zu identifizieren und zu priorisieren.
Routen
Das Routing geht noch einen Schritt weiter, bei dem eingehende E-Mails an die richtigen Empfänger oder Abteilungen weitergeleitet werden. Die Plattform analysiert den Inhalt der E-Mail und bestimmt anhand vordefinierter Regeln oder Algorithmen, wohin die E-Mail gesendet werden soll. Zur Umsetzung kann eine einfache Indexierungsregel genutzt werden, bei komplexeren Vorgängen lohnt es sich, bestimmte Schlagworte zu definieren oder sogar KI einzusetzen, um die E-Mail basierend auf Ihren Inhalten zu klassifizieren. Automatisches E-mail-Routing spart Zeit und stellt sicher, dass die E-Mail schnell und effizient von der richtigen Person bearbeitet wird.
Klassifizieren
Die Klassifikation geht einen Schritt weiter als das einfache Sortieren und ist bereits KI-gestütztes Routing der E-Mail. Hierbei wird der Inhalt der E-Mail analysiert und in spezifische Kategorien eingeteilt, wie z.B. Kundenanfragen, Beschwerden, Bestellungen oder Supportanfragen. Dies ermöglicht eine gezielte Bearbeitung und Weiterleitung an die zuständigen Fachabteilungen. Mithilfe von Clustering-Methoden können neue Klassifikationsmodelle automatisiert angelegt werden. Bestehende Klassifikationsmodelle werden mithilfe von gezieltem Training laufend weiter optimiert. Für das Training eines Klassifikationsmodells sind natürlich Ressourcen erforderlich.
Moderne LLMs erfordern unter Umständen weniger Trainingsaufwand als klassische Machine Learning Modelle allerdings ist mit höheren Kosten auf der Performance und Ressourcenseite zu rechnen.
Am besten gelingt die Automatisierung der E-Mailverarbeitung in Kombination mit dem digitalen Posteingang für perfektes Multi-Channel Inputmanagement und automatisierte Verarbeitung der gesamten eingehenden Kundenkommunikation.
Extrahieren von Informationen
Eine der leistungsstärksten Funktionen des Prozesses für automatische E-Mail-Verarbeitung ist die Fähigkeit, relevante Informationen aus E-Mails zu extrahieren. Dies kann z.B. die Extraktion von Kundendaten, Bestellnummern, Rechnungsdetails oder anderen wichtigen Informationen umfassen. Je früher möglichst viele Daten erfasst und verifiziert werden, desto höher ist die Chance echter End-to-End-Automatisierung. Diese Daten können dann automatisch Folgeprozesse anstoßen und in nachgelagerte Systeme oder Datenbanken eingespeist werden.
Integration in nachfolgende Fachprozesse und Archive
Nachdem die E-Mails analysiert und die relevanten Informationen extrahiert wurden, können sie nahtlos in nachfolgende Fachprozesse integriert oder in Archiven gespeichert werden. Dies kann durch Schnittstellen zu CRM-Systemen, ERP-Systemen oder anderen Unternehmensanwendungen erfolgen. Die automatisierte Weiterleitung und Archivierung stellt sicher, dass alle relevanten Daten zentral verfügbar und leicht zugänglich sind. Workflow-Funktionen erweitern die Möglichkeit, E-Mails schneller zu bearbeiten und auch Taskmanagement in die E-Mailbearbeitung zu integrieren.

Vorteile der automatischen E-Mail-Verarbeitung

Zeitersparnis: Durch die Automatisierung wird der manuelle Aufwand für die Bearbeitung, Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails erheblich reduziert. Die Mitarbeiter:innen können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten und das Kerngeschäft konzentrieren.
Fehlerreduktion: Wo gearbeitet wird, passieren auch mal Fehler oder es geht etwas im Trubel des Arbeitsalltags unter. Automatisierte Systeme sind weniger anfällig für Fehler als Menschen. Dadurch wird die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der E-Mail-Verarbeitung erhöht. Menschliche Entscheidungen werden über den Human in the Loop dann eingebunden, wenn sie erforderlich ist.
Effizienzsteigerung: Dadurch, dass viele repetetive Vorgänge automatisiert und die menschliche Bearbeitung durch den Human in the Loop über eine Benutzeroberfläche organisiert wird, steigt die Effizienz: E-Mails werden schneller bearbeitet und weitergeleitet, das bedeutet kürzere Reaktionszeiten und führt zu höherer Kundenzufriedenheit.
Skalierbarkeit: Automatisierte Lösungen basierend auf flexiblen Plattformen wie DocProStar können problemlos mit steigenden E-Mail-Volumina umgehen, ohne dass zusätzliche personelle Ressourcen erforderlich sind.

Die automatisierte Verarbeitung von eingehenden E-Mails mithilfe moderner Plattformen wie DocProStar bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Durch das Routing, Sortieren, Klassifizieren und Extrahieren von Informationen können E-Mails effizienter und genauer bearbeitet werden. Die Integration in nachfolgende Fachprozesse und Archive stellt sicher, dass alle relevanten Daten zentral verfügbar sind. Unternehmen, die in solche Technologien investieren, können ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren und letztlich ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen.

Investieren Sie in die Zukunft mit der automatischen E-Mail-Verarbeitung!

Auf unserer Plattform DocProStar bieten wir eine standardisierte Softwarelösung für die automatische E-mail-Verarbeitung!
Enthalten sind darin die wichtigsten Features für nahtlose Integration der E-Mails in Automatisierungsprozesse. In Kombination mit dem digitalen Posteingang können E-mails end-to-end mit oder ohne KI verarbeitet werden:

Import der eingehenden E-Mails
Prozess für die Normalisierung der E-Mail und Ihrer Anhänge
Extraktion der E-Mailinhalte
Optional: Wahl zwischen Indexierung, Schlagwortsuche und KI-Lösung für den digitalen Posteingang sowie Extraktion der E-Mailinhalte

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Wussten Sie, dass wir für automatisierte E-Mailverarbeitung im Englischen den Begriff E-Mail-Triage verwenden? Der Begriff betont einmal mehr die Möglichkeit, durch automatische E-Mail-Verarbeitung Entscheidungen besser und schneller herbeizuführen. Unsere KollegInnen von TCG Process Australia befassten sich in einem Webinar mit dem Thema E-Mail Triage. Das Webinar findet in englischer Sprache statt und Sie können sich hier die Aufzeichnung dazu ansehen! Mehr Infos dazu gibt es auch auf der E-Mail Triage Landingpage der internationalen TCG Process Gruppe.