Ordnung für Ihre E-Mails
Wie bewältigen Sie Sammelpostfächer für verschiedenste Kundenanliegen oder die Berge eingehender Papierpost? Unser digitaler Posteingang setzt genau an dieser Stelle an. Multi-Channel-Inputfähig, mit hochwertiger Document Classification und der Integration externer KI Technologien maximieren wir die Automatisierung Ihres E-Mail- und Posteingangs. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während die Digitalisierung Ihrer eingehenden Kommunikation automatisch im Hintergrund abläuft.
Flexible Prozesse für jeden Automatisierungsgrad mit und ohne KI
Ganz gleich, ob Sie papierbasierte Dokumente digitalisieren oder bereits Erfolge in der Automatisierung verzeichnen: Unsere Softwarelösung DPS Mailroom gibt es in verschiedenen Ausbaustufen. Starten Sie mit einer einfachen Indexlösung, nutzen Sie regelbasierte Zuordnungen für Ihren Posteingang oder gehen Sie in die volle Automatisierung mit KI Technologie.
DocProStar Plattform – Basis für Automatisierung
Unsere Plattform DocProStar bildet die Grundlage für alle Ausbaustufen des Posteingangsprozesses. Sie ermöglicht den zielgerichteten Einsatz von Machine Learning, Document Classification, Datenextraktion und User Interaktion. Die Prozessbausteine können nach Bedarf einfach ausgetauscht und erweitert werden. Das Ergebnis: erfolgreiche Digitalisierungsprojekte, Steigerung der Dunkelverarbeitung und zufriedene Kunden.
Richtige Verarbeitung von Anhangsformaten Normalisierung der Formate Passgenaue Verarbeitung von E-Mail Body und Anhängen Trennung in Unterdokumente oder einzelne Vorgänge
Flexible REST-Schnittstelle für die Anbindung an beliebige Web-Anwendungen Schnelle Implementierung mit geringem Aufwand Direkte Anbindung und Erfassung der eingehenden Dokumente
Mobile Erfassung von unterwegs OEMisierbare Mobile App für die Dokumentenerfassung Import inklusive Metadaten wie Geotagging
Automatischer Import von Daten und Dokumenten aus einem Dateiverzeichnis Erfassung von Dokumenten unabhängig vom Format Normalisierung Zeitgesteuerter Import
Scan Clients für verschiedene Performance Level je nach Bedarf 1D und 2D Barcode Scanning TWAIN Treiber TR-RESISCAN Zertifizierung
Alle unsere Lösungen für den digitalen Posteingang beinhalten eine Form des Routings Ihrer eingehenden Kundenkommunikation. Die Prozessschritte beinhalten neben der Texterkennung meist die Document Classification, die Extraktion relevanter Daten. Kommunikationsmöglichkeiten mit internen oder externen Parteien durch E-Mailversand sind oft Bestandteil von DPS Mailroom.
In unserer Software nutzen wir verschiedene Technologien maschinellen Lernens. Für die Erkennung eines Dokumententyps eignet sich am besten unsere Layout- und Content-Klassifikation. Für manche Anforderungen genügen jedoch Indexierungslösungen für die Zuordnung zu einer Person oder Regelwerke für schlagwortbasiertes Routing der Dokumente.
Je früher verifizierte Informationen verfügbar sind, desto besser. Daher ist maximale Datenerkennung, Extraktion und Verifizierung unser Ziel. Dabei gewährleisten unsere automatischen Validierungsregeln und eine umfangreiche Business Rules Engine im Hintergrund, dass nur die richtigen Informationen in Ihre Fachprozesse weitergeleitet werden. Strukturierte Daten stehen früh in verifizierter Form zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Mit unserer Benutzeroberfläche können User bei Bedarf in den automatisierten Posteingang eingreifen. Dazu dient ein webbasierter Client, über den Korrekturen, Bestätigungen oder Überprüfungen erfolgen, wenn ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Direkt anschließend erhöht Selbstlernen die Automatisierung künftiger Vorgänge. Der Web-Client kann auch zur Qualitätssicherung oder für das Clearing nicht automatisierbarer Vorgänge genutzt werden.
Am Ende werden von DPS Mailroom verifizierte Daten in weiterführende Fach- und Folgesysteme exportiert. Auch das Routing an weitere DocProStar Fach- und Subprozesse für die weitere Verarbeitung auf der gleichen Plattform ist möglich.
Aus allen Prozessschritten kann eine automatische Kommunikation per E-Mail-Versand mit dem Kunden oder externen Beteiligten erfolgen. So können schnell die richtigen Ansprechpartner eingebunden und Entscheidungen in Folgesystemen angestoßen werden. Noch einen Schritt weiter können Sie mit der Integration von Workflow Management gehen: Taskmanagement und persönlicher Postkorb sind so direkt im DocProStar Prozess integriert. Am Ende werden von DPS Mailroom verifizierte Daten in weiterführende Fach- und Folgesysteme exportiert.
Für das Routing der eingehenden Kommunikation können unterschiedliche Technologien genutzt werden. Aus jahrelanger Erfahrung im Input Management sind verschiedene Ausbaustufen entstanden:
Das ist sehr unterschiedlich. Bei sehr klar definierten Dokumenttypen reicht in der Layoutklassifikation manchmal ein einziges Dokument. In der Praxis kann es jedoch auch vorkommen, dass für Dokumenttypen eher 100 Trainingsbeispiele benötigt werden.
Für die kaufmännischen Dokumenttypen können wir auf Wunsch zusätzlich zum DPS Classification Designer ein vortrainiertes Klassifikationsmodell ausliefern. Aber gerade für branchen- oder fachspezifische Posteingänge ist dies leider nicht ohne weiteres möglich. Allerdings unterstützen unsere Experten bei der Erstellung eines Klassifikationsmodells und dem Trainingsaufbau der Dokumentklassen mittels Beispieldokumenten (Bereitstellung durch den Kunden). Zudem bieten wir im Fall unbekannter Klassen auch die Möglichkeit eines automatischen Clusterings, um diese zu identifizieren.
Theoretisch können beliebig viele E-Mailpostfächer angebunden werden. Die Lizenz für den E-Mail-Importprozess ist volumenbasiert für eine unbegrenzte Anzahl an Postfächern. Je mehr Postfächer angebunden werden sollen, desto sinnvoller ist es, diese über einen zentralen Benutzer anzusprechen (als sogenannte Shared Mailboxes).
Die aktuell unterstützten Protokolle sind: POP3, IMAP, EWS und GRAPH (Office365). Bislang konnten wir so alle bisher angefragten E-Mail-Systeme anbinden.