Softwarelösung DPS Mailroom

Digitaler Posteingang

Mit KI Technologien und Geschäftslogiken die eingehende E-Mailflut beherrschen und Papierchaos beseitigen

Ordnung für Ihre E-Mails
Wie bewältigen Sie Sammelpostfächer für verschiedenste Kundenanliegen oder die Berge eingehender Papierpost? Unser digitaler Posteingang setzt genau an dieser Stelle an. Multi-Channel-Inputfähig, mit hochwertiger Document Classification und der Integration externer KI Technologien maximieren wir die Automatisierung Ihres E-Mail- und Posteingangs. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während die Digitalisierung Ihrer eingehenden Kommunikation automatisch im Hintergrund abläuft.

Flexible Prozesse für jeden Automatisierungsgrad mit und ohne KI
Ganz gleich, ob Sie papierbasierte Dokumente digitalisieren oder bereits Erfolge in der Automatisierung verzeichnen: Unsere Softwarelösung DPS Mailroom gibt es in verschiedenen Ausbaustufen. Starten Sie mit einer einfachen Indexlösung, nutzen Sie regelbasierte Zuordnungen für Ihren Posteingang oder gehen Sie in die volle Automatisierung mit KI Technologie.

DocProStar Plattform – Basis für Automatisierung
Unsere Plattform DocProStar bildet die Grundlage für alle Ausbaustufen des Posteingangsprozesses. Sie ermöglicht den zielgerichteten Einsatz von Machine Learning, Document Classification, Datenextraktion und User Interaktion. Die Prozessbausteine können nach Bedarf einfach ausgetauscht und erweitert werden. Das Ergebnis: erfolgreiche Digitalisierungsprojekte, Steigerung der Dunkelverarbeitung und zufriedene Kunden.

Docprostar_mailroom

Dokumente digitalisieren

Multi-Channel Import

Dokumente unterschiedlichster Formate und aus verschiedenen Eingangskanälen können in einem Prozess verarbeitet werden. Neben dem beliebten E-Mailprozess bieten wir auch einen Scan Client und Prozess für die Erfassung gescannter Dokumente oder eine Anbindung an Web-Services oder mobile Endgeräte.

Individuell anpassbare Automatisierung

Verarbeitungsprozess
digitaler Posteingang

Alle unsere Lösungen für den digitalen Posteingang beinhalten eine Form des Routings Ihrer eingehenden Kundenkommunikation. Die Prozessschritte beinhalten neben der Texterkennung meist die Document Classification, die Extraktion relevanter Daten. Kommunikationsmöglichkeiten mit internen oder externen Parteien durch E-Mailversand sind oft Bestandteil von DPS Mailroom.

Document Classification

In unserer Software nutzen wir verschiedene Technologien maschinellen Lernens. Für die Erkennung eines Dokumententyps eignet sich am besten unsere Layout- und Content-Klassifikation. Für manche Anforderungen genügen jedoch Indexierungslösungen für die Zuordnung zu einer Person oder Regelwerke für schlagwortbasiertes Routing der Dokumente.

Datenextraktion

Je früher verifizierte Informationen verfügbar sind, desto besser. Daher ist maximale Datenerkennung, Extraktion und Verifizierung unser Ziel. Dabei gewährleisten unsere automatischen Validierungsregeln und eine umfangreiche Business Rules Engine im Hintergrund, dass nur die richtigen Informationen in Ihre Fachprozesse weitergeleitet werden. Strukturierte Daten stehen früh in verifizierter Form zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Human in the loop

Mit unserer Benutzeroberfläche können User bei Bedarf in den automatisierten Posteingang eingreifen. Dazu dient ein webbasierter Client, über den Korrekturen, Bestätigungen oder Überprüfungen erfolgen, wenn ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Direkt anschließend erhöht Selbstlernen die Automatisierung künftiger Vorgänge. Der Web-Client kann auch zur Qualitätssicherung oder für das Clearing nicht automatisierbarer Vorgänge genutzt werden.

Export & Routing

Am Ende werden von DPS Mailroom verifizierte Daten in weiterführende Fach- und Folgesysteme exportiert. Auch das Routing an weitere DocProStar Fach- und Subprozesse für die weitere Verarbeitung auf der gleichen Plattform ist möglich.

Automatisierter Mailversand

Aus allen Prozessschritten kann eine automatische Kommunikation per E-Mail-Versand mit dem Kunden oder externen Beteiligten erfolgen. So können schnell die richtigen Ansprechpartner eingebunden und Entscheidungen in Folgesystemen angestoßen werden. Noch einen Schritt weiter können Sie mit der Integration von Workflow Management gehen: Taskmanagement und persönlicher Postkorb sind so direkt im DocProStar Prozess integriert. Am Ende werden von DPS Mailroom verifizierte Daten in weiterführende Fach- und Folgesysteme exportiert.

Verschiedene Ausbaustufen für einen Prozess

DPS Mailroom für Ihren Bedarf

Für das Routing der eingehenden Kommunikation können unterschiedliche Technologien genutzt werden. Aus jahrelanger Erfahrung im Input Management sind verschiedene Ausbaustufen entstanden:

  1. Einfache Anforderungen können mit einer kostengünstigen Indexierung gelöst werden – ganz ohne KI Technologie und Datenextraktion.
  2. Je nach Komplexität des Posteingangs können auch mit einer regelbasierten Schlagwort-Klassifikation Automatisierungserfolge erzielt werden.
  3. Die besten Ergebnisse erreicht der Digitale Posteingang mit KI. Unsere Document Classification wird automatisch im Hintergrund antrainiert.
  4. Unsere Experten erarbeiten ein maßgeschneidertes Klassifikationsmodell und unterstützen im Training der KI.
Ausbaustufen_DPS_Mailroom

Unschlüssig, welche DPS Mailroom Ausbaustufe am besten zu Ihren Anforderungen passt?

Lassen Sie uns gern einen Termin vereinbaren, um Ihre Anforderungen im Detail zu klären. In einer Live-Demo zeigen wir Ihnen die Vorteile der verschiedenen Ausbaustufen.
Teammeeting_Fragen_werden_diskutiert

KI Technologie

Document Classification mit DocProStar

Die DPS Classification Suite bietet Tools für unsupervised learning und supervised learning. Sie kennen Ihre Dokumentklassen gar nicht? Mit Clustering werden Sie bei der Erstellung Ihres Klassifikationsmodells und der richtigen Klassen unterstützt. Sind die Klassen bereits bekannt, können diese mithilfe Layout- und Inhaltsklassifikation antrainiert werden. Unsere Experten unterstützen Sie im KI-Training, Sie können das Training mit dem Classification Designer auch selbst übernehmen.

Digitaler Posteingang FAQs

Das ist sehr unterschiedlich. Bei sehr klar definierten Dokumenttypen reicht in der Layoutklassifikation manchmal ein einziges Dokument. In der Praxis kann es jedoch auch vorkommen, dass für Dokumenttypen eher 100 Trainingsbeispiele benötigt werden.

Für die kaufmännischen Dokumenttypen können wir auf Wunsch zusätzlich zum DPS Classification Designer ein vortrainiertes Klassifikationsmodell ausliefern. Aber gerade für branchen- oder fachspezifische Posteingänge ist dies leider nicht ohne weiteres möglich. Allerdings unterstützen unsere Experten bei der Erstellung eines Klassifikationsmodells und dem Trainingsaufbau der Dokumentklassen mittels Beispieldokumenten (Bereitstellung durch den Kunden). Zudem bieten wir im Fall unbekannter Klassen auch die Möglichkeit eines automatischen Clusterings, um diese zu identifizieren.

Theoretisch können beliebig viele E-Mailpostfächer angebunden werden. Die Lizenz für den E-Mail-Importprozess ist volumenbasiert für eine unbegrenzte Anzahl an Postfächern. Je mehr Postfächer angebunden werden sollen, desto sinnvoller ist es, diese über einen zentralen Benutzer anzusprechen (als sogenannte Shared Mailboxes).

Die aktuell unterstützten Protokolle sind: POP3, IMAP, EWS und GRAPH (Office365). Bislang konnten wir so alle bisher angefragten E-Mail-Systeme anbinden.

Norbert_Knabe_Nergie_AG
„Die TCG versteht es, komplexe technische Prozesse einfach und anschaulich zu erklären. Gerade für uns aus dem Fachbereich und Nicht-IT-Fachleute ist das sehr angenehm. Im Projekt begegnete man sich sehr partnerschaftlich und auf Augenhöhe. Unsere Mitarbeiter erinnern sich gerne zurück, auch die Kollegen aus der IT.“
Norbert Knabe, Leiter allgemeine Dienste bei N-ERGIE AG

Hier gibt es weiterführende Infos zu digitaler Posteingang und Document Classification.

Alte_Briefkästen_durch_Ki_mit_Digitalen_Posteingängen_austauschen
Wegweiser_zur_Dokumentenklassifikation
Teambild_Besprechung

Kontaktieren Sie unsere Experten

BPM und BPMN

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist ein Industriestandard zur einheitlichen grafischen Abbildung und Modellierung von Geschäftsprozessen. Mithilfe von Symbolen für Entscheidungspunkte, Kontrollverbindungen und grafischen Elementen für Prozessbausteine werden diese in der Reihenfolge des Prozesses anschaulich dargestellt. Swimlanes erleichtern die Orientierung und ermöglichen die Unterteilung in verschiedene Prozessabschnitte.  Die aktuellste Version ist BPMN 2.0, die auch von TCG Process für die Software DocProStar genutzt wird.

Die BPM Plattform DocProStar

Der DocProStar Process Modeler nutzt die Version BPMN 2.0 zur Modellierung der Geschäftsprozesse. Über verschiedene Umgebungen, sogenannte Environments und Geschäftsbereiche, sogenannte Units lassen sich verschiedene Prozesse aneinanderreihen und miteinander verknüpfen.
Geschäftprozess_modellieren_mit_BPMN

Vorteile von BPM

  • Visualisierung von Prozessen erleichtert das Verständnis der abgebildeten Geschäftsprozesse 
  • Optimierung von Prozessen und Reduktion von Fehlern durch detaillierte Prozessdokumentation und schnelles Auffinden von Schwachstellen 
  • Bessere Zusammenarbeit von Fachabteilung und IT dank gemeinsamer Modellierung der Prozesse  
  • Hohe Flexibilität und Agilität durch schnelle Anpassungsmöglichkeiten der Prozessmodelle an Änderungen 
  • Knowhow-Transfer und Unterstützung in der Entscheidungsfindung durch transparente Prozesse durch klare, übersichtliche Darstellung