Das Ziel unserer Plattform DocProStar ist vollständige Automatisierung und maximal effiziente Geschäftsprozesse, das Stichwort dazu lautet End-to-End Automatisierung. Trotzdem oder gerade deshalb gibt es immer wieder Fälle, in denen manuelle Eingriffe unumgänglich sind. Dabei geht es um Sachverhalte und Use Cases, die von verschiedenen menschlichen Akteuren abgewickelt und verantwortet werden. Hier kommt Workflow Management mit unserem neuen Produkt DPS Advance ins Spiel. Damit wird unsere Plattform um Funktionen für personalisiertes Workflow Management und die einfache Integration menschlicher Entscheidungen und Verantwortungsbereiche ergänzt.
Wir stellen Workflow Management mit DPS Advance vor!
Wir nutzen unsere Modellierungssprache BPM, um einen Workflow Management mit DPS Advance zu veranschaulichen:
Die Abbildung zeigt einen persönlichen Workflow zur Genehmigung eines Urlaubsantrags in vereinfachter Darstellung. Der recht einfache Workflow besteht aus vier Schritten:
- Ein Teammitglied reicht einen Urlaubsantrag ein.
- Der Urlaubsantrag ist dann typischerweise von einer oder mehreren Führungskräften zu prüfen. Die zur Genehmigung berechtigte Benutzerrolle, beispielsweise eine Führungskraft trifft die Entscheidung und hat dabei zwei Optionen: Sie kann den Antrag entweder genehmigen oder ablehnen.
- Im Verlauf dieses Workflows kommuniziert die Führungskraft das Ergebnis an das Teammitglied zurück. Wir gehen mal davon aus, dass dieses Ergebnis positiv lautet: „Der Urlaub ist genehmigt.“
- Der gesamte Workflow wird protokolliert und kann so beispielsweise automatisiert in einem Outlook Kalender hinterlegt werden.
Weitere Details zu diesem Prozess und weiteren Anwendungsfällen gibt es in unserem Webinar am 7. Mai zu sehen. Darin zeigen wir verschiedene Beispiele für die Fallbearbeitung von DPS Advance und wie es sich mit unserer Lösung für digitalen Posteingang verknüpfen lässt. Doch worin unterscheidet sich die Fallbearbeitung mit DPS Advance zu anderen Benutzeroberflächen mit DocProStar?
Human in the loop: Massenvalidierung vs. Fallbearbeitung
Viele unserer Kunden und Bloglesenden kennen bereits unsere Benutzeroberfläche. Diese wird meist für manuelle Eingriffe bei Massen-Workflows wie beispielsweise für die Validierung von eingehenden Rechnungen verwendet. In diesen Prozessen liegt das Augenmerk aber auf der massenhaften, möglichst automatisierten End-to-End Verarbeitung von Vorgängen. Nur im Einzelfall soll ein Vorgang durch einen Menschen überprüft werden. Funktionen wie integriertes Selbstlernen helfen dabei, dass der Automatisierungsgrad auch im laufenden Betrieb weiter erhöht wird. Die Fallbearbeitung hingegen konzentriert sich auf individuelle, nicht standardisierbare Fälle, die eine menschliche Aktion fordern. Das kann zum Beispiel eine Entscheidung oder Weiterleitung sein. Ein weiteres Merkmal der Fallbearbeitung ist, dass meistens mehrere Benutzerrollen auf verschiedenen Hierarchie-Ebenen involviert sind.
DPS Advance bietet so die notwendige Flexibilität für komplexe Entscheidungsprozesse, bei denen mehrere Rollen und Hierarchieebenen beteiligt sind.
Einsatzgebiete für Workflow Management
DPS Advance ermöglicht also, personalisierte Workflows nahtlos in die automatisierten Prozesse der Unternehmensinfrastruktur zu integrieren. Auch Prozesse, die ein menschliches Urteil erfordern, können so automatisiert werden, bleiben damit effizient und transparent. Die genannten Beispiele illustrieren nur zwei von vielen möglichen Anwendungsfällen, für die DPS Advance eine individuelle Bearbeitung ermöglicht.
Weitere Anwendungsfälle sind beispielsweise:
- Freigabeprozesse (Eingehende Aufträge, Beträge auf Rechnungen etc.)
- Unterzeichnung oder digitale Signaturen
- Genehmigungen
- Vertretungs- und Gruppenpostfachregelungen
- Verteilung von verschiedenen Teilaufgaben
- Postkorbfunktionen
Webinar DPS Advance – On Demand
Wollen Sie tiefer eintauchen in die Welt des effizienten Workflow Managements und mehr über DPS Advance erfahren? Unser Webinar “DPS Advance” ist jetzt On Demand verfügbar. Dort erhalten Sie ein umfassendes Bild von den Möglichkeiten, die DPS Advance bietet. Wir geben einen praxisnahen Blick auf die vielseitigen Features rund um Workflow Management. Außerdem zeigen wir, wie dies in unsere Plattform DocProStar als Integration zu bestehenden Prozessen genutzt werden kann.
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