Softwarelösung DPS Order Response
Auftragsbestätigung digital verarbeiten
Auftragsbestätigung digital verarbeiten
Software Lösung DPS Order Response
Automatisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse
Die effiziente Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen
gewinnt an Bedeutung. Immer mehr Unternehmen erkennen den Wert eines reibungslosen Beschaffungsprozesses. DPS Order Response automatisiert die Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen, indem sie den Vergleich der Bestellungen mit der Bestätigung des Lieferanten übernimmt, die Daten verifiziert und diese an das ERP- oder Warenwirtschaftssystem weitergibt.
Die automatisierte Erfassung eingehender Auftragsbestätigungen ist besonders relevant für:
Fertigungsunternehmen und Handelsbetriebe
Einkauf
Digitalisierung von Auftragsbestätigungen
DPS Order Response
Auch bei Bestellbestätigungen gilt unser Multi-Channel-Input-Ansatz. Neben dem Favorit E-Mailverarbeitung können per Webportal eingehende Auftragsbestätigungen ebenso verarbeitet werden wie gescannte oder gar gefaxte Dokumente.
Eingehende Dokumente werden zunächst normalisiert, also auf ein einheitliches Format gebracht und der Text mit OCR-Technologie gelesen. Anschließend werden die erforderlichen Daten der Kopf-, Fußebene und der Einzelpositionen extrahiert. Auch fremdsprachige Dokumente können mit DocProStar im gleichen Prozess verarbeitet werden.
Zu häufigen Fehlerquellen im Beschaffungsprozess gehört der manuelle Abgleich gegenüber den Bestelldaten. Die Einzelpositionen der Auftragsbestätigung werden automatisiert auf hinterlegte Artikeldaten abgeglichen. So wird sichergestellt, dass nur richtige Daten im nachfolgenden System landen und keine Position übersehen oder abweichende Menge beauftragt wird.
Unser Web-Client für die manuelle Validierung ist auf die Anforderungen bei der Erfassung von Bestellbestätigungen zugeschnitten. Manuelle Validierung ist erforderlich, wenn eine automatische Verarbeitung nicht möglich ist. Die Benutzer werden dabei durch unseren intuitiven Web-Client unterstützt. Wie bei allen unseren Lösungen ist auch bei DPS Order Response das automatische Selbstlernen im laufenden Betrieb aktiv und sorgt für einen steigenden Automatisierungsgrad.
Nach der Verarbeitung werden die entscheidungsrelevanten Daten der Bestellbestätigung an das nachfolgende ERP-System, Archiv oder DMS übergeben. Die offene Schnittstellenarchitektur von DocProStar ermöglicht eine nahtlose Integration in Bestandssysteme.
Benutzerfreundlicher Web-Client
Validierung von Auftragsbestätigungen
- Document Manager für Überblick über alle eingegangenen Dokumente
- Übersichtliche Korrektur mithilfe der Erfassung auf Feldebene inklusive Einzelpositionen
- Die Benutzeroberfläche zeigt neben den erfassten Daten auch Originalbeleg und weitere Dokumente
- Integrierte fachliche Hinweise für die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen und individuelle Anwenderhilfe
- Selbstlernen erhöht die Dunkelverarbeitung für den Verarbeitungsprozess
Vorteile des digitalen Prozesses für die Beschaffung
Durch die automatisierte Erfassung werden die Prozesse in der Beschaffung neuer Dienstleistungen und Ware erheblich beschleunigt und die Verarbeitungszeit reduziert. Die Softwarelösung minimiert manuelle Eingaben und reduziert somit häufig auftretende Fehler.
DPS Order Response bietet die Möglichkeit, fremdsprachige Dokumente zu verarbeiten. Wir bieten über 30 Landespakete zur Erkennung von Sprachen und Datumsformaten. Auch kyrillische und asiatische Schriftzeichen können mit OCR-Erweiterungen erkannt werden.
Verifizierte Daten aus Auftragsbestätigungen ermöglichen eine lückenlose Rückverfolgung der Bestellungen. Die DocProStar Business Intelligence Tools ermöglichen mit fertigen Dashboards ein professionelles Reporting über Erkennungsraten, Verarbeitungszeiten und Dunkelverarbeitung.
Entscheidungsrelevante Daten im Beschaffungsprozess stehen mit DPS Order Response schneller zur Verfügung. Die digitale Verarbeitung der Auftragsbestätigung kann automatisch mit anderen Geschäftsprozessen wie Auftragseingang, Lagerverwaltung oder Fakturierung verknüpft werden.
