Softwarelösung DPS Order Response

Auftragsbestätigung digital verarbeiten​​

Auftragsbestätigung digital verarbeiten​

Software
Lösung
DPS Order
Response

Automatisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse

Die effiziente Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen
gewinnt an Bedeutung. Immer mehr Unternehmen erkennen den Wert eines reibungslosen Beschaffungsprozesses. DPS Order Response automatisiert die Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen, indem sie den Vergleich der Bestellungen mit der Bestätigung des Lieferanten übernimmt, die Daten verifiziert und diese an das ERP- oder Warenwirtschaftssystem weitergibt.

Die automatisierte Erfassung eingehender Auftragsbestätigungen ist besonders relevant für:

Fertigungsunternehmen
und Handelsbetriebe

Sie geben täglich eine Vielzahl von Bestellungen auf. Eine effiziente Verwaltung Ihrer Lieferkette setzt die zuverlässige Prüfung der Aufträge voraus. Mit DPS Order Response können Liefertermine erfasst und Ressourcen in der Produktion frühzeitig geplant werden. So behalten Sie den Überblick über Ihren Beschaffungsprozess.

Einkauf

Sie sind verantwortlich für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen? Mithilfe der automatisierten Prüfung der Auftragsbestätigung gegenüber Bestell-, Artikel- und Stammdaten stellen Sie sicher, dass Ihre Bestellung korrekt erfasst wird und die Lieferung innerhalb vereinbarter Fristen erfolgen.

Digitalisierung von Auftragsbestätigungen

DPS Order Response

Unsere Softwarelösung umfasst die wichtigsten Prüfungen und Erkennungsmuster für Bestellbestätigungen inklusive ihrer Einzelpositionen auf den Dokumenten und bietet optionale Zusatzfeatures für individuelle Anforderungen:
Import der Auftragsbestätigung

Auch bei Bestellbestätigungen gilt unser Multi-Channel-Input-Ansatz. Neben dem Favorit E-Mailverarbeitung können per Webportal eingehende Auftragsbestätigungen ebenso verarbeitet werden wie gescannte oder gar gefaxte Dokumente. 

Texterkennung und Datenextraktion

Eingehende Dokumente werden zunächst normalisiert, also auf ein einheitliches Format gebracht und der Text mit OCR-Technologie gelesen. Anschließend werden die erforderlichen Daten der Kopf-, Fußebene und der Einzelpositionen extrahiert. Auch fremdsprachige Dokumente können mit DocProStar im gleichen Prozess verarbeitet werden.

Prüfung und Abgleich gegen Bestellungen

Zu häufigen Fehlerquellen im Beschaffungsprozess gehört der manuelle Abgleich gegenüber den Bestelldaten. Die Einzelpositionen der Auftragsbestätigung werden automatisiert auf hinterlegte Artikeldaten abgeglichen. So wird sichergestellt, dass nur richtige Daten im nachfolgenden System landen und keine Position übersehen oder abweichende Menge beauftragt wird.

Manuelle Validierung und Selbstlernen

Unser Web-Client für die manuelle Validierung ist auf die Anforderungen bei der Erfassung von Bestellbestätigungen zugeschnitten. Manuelle Validierung ist erforderlich, wenn eine automatische Verarbeitung nicht möglich ist. Die Benutzer werden dabei durch unseren intuitiven Web-Client unterstützt. Wie bei allen unseren Lösungen ist auch bei DPS Order Response das automatische Selbstlernen im laufenden Betrieb aktiv und sorgt für einen steigenden Automatisierungsgrad.

Export ans Archiv

Nach der Verarbeitung werden die entscheidungsrelevanten Daten der Bestellbestätigung an das nachfolgende ERP-System, Archiv oder DMS übergeben. Die offene Schnittstellenarchitektur von DocProStar ermöglicht eine nahtlose Integration in Bestandssysteme.

Benutzerfreundlicher Web-Client

Validierung von
Auftragsbestätigungen 

Die Benutzeroberfläche für DPS Order Response ist auf eine möglichst effiziente Erfassung und Kontrolle von Auftragsbestätigungen zugeschnitten.

Vorteile des digitalen Prozesses für die Beschaffung

Alle Standardfunktionen und Erweiterungsmöglichkeiten der Softwarelösung DPS Order Response finden Sie in unserer Produktbeschreibung:
Kundenservice_TCG_Process

Der nächste Schritt zu DPS Order Response ist einfach!

Lassen Sie uns gern einen Termin vereinbaren, um Ihre Anforderungen im Detail zu klären und ein passendes Angebot zusammenstellen:

Kontaktieren Sie unsere Experten

BPM und BPMN

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist ein Industriestandard zur einheitlichen grafischen Abbildung und Modellierung von Geschäftsprozessen. Mithilfe von Symbolen für Entscheidungspunkte, Kontrollverbindungen und grafischen Elementen für Prozessbausteine werden diese in der Reihenfolge des Prozesses anschaulich dargestellt. Swimlanes erleichtern die Orientierung und ermöglichen die Unterteilung in verschiedene Prozessabschnitte.  Die aktuellste Version ist BPMN 2.0, die auch von TCG Process für die Software DocProStar genutzt wird.

Die BPM Plattform DocProStar

Der DocProStar Process Modeler nutzt die Version BPMN 2.0 zur Modellierung der Geschäftsprozesse. Über verschiedene Umgebungen, sogenannte Environments und Geschäftsbereiche, sogenannte Units lassen sich verschiedene Prozesse aneinanderreihen und miteinander verknüpfen.
Geschäftprozess_modellieren_mit_BPMN

Vorteile von BPM

  • Visualisierung von Prozessen erleichtert das Verständnis der abgebildeten Geschäftsprozesse 
  • Optimierung von Prozessen und Reduktion von Fehlern durch detaillierte Prozessdokumentation und schnelles Auffinden von Schwachstellen 
  • Bessere Zusammenarbeit von Fachabteilung und IT dank gemeinsamer Modellierung der Prozesse  
  • Hohe Flexibilität und Agilität durch schnelle Anpassungsmöglichkeiten der Prozessmodelle an Änderungen 
  • Knowhow-Transfer und Unterstützung in der Entscheidungsfindung durch transparente Prozesse durch klare, übersichtliche Darstellung