Was ist ein Workflow?
Workflow und Workflow Management sind zentrale Begriffe in der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Unter Geschäftsprozessen versteht man in der Regel eine Sammlung von Aufgaben, Workflows und Prozessschritten. Dabei gibt es unterschiedliche Definitionen, Arten und Kategorien von Workflows. Generell ist ein Workflow eine strukturierte Abfolge von zusammenhängenden Prozessschritten oder Aktivitäten, die nacheinander oder parallel ausgeführt werden, um ein spezifisches Geschäftsziel zu erreichen. Im Unternehmenskontext wird ein Workflow oft als „Arbeitsablauf“ bezeichnet.
Um Arbeitsabläufe zu modellieren, verwenden wir zum Beispiel in unserem DPS Process Modeler die Business Process Model Notation, eine Standard-Modellierungssprache in der Version BPMN 2.0. Mit BPMN lassen sich technische Prozesse detailliert darstellen. Einheitliche Formen, Swimlane-Trennungen und standardisierte Symbole ermöglichen es, Geschäftsprozesse und darin befindliche Workflows grafisch abzubilden. Die Prozessschritte sind mit unterschiedlichsten Funktionen ausgestattet und haben verschiedenste Technologien integriert, die für die Modellierung digitaler Geschäftsprozesse hilfreich sind.
In unserem Kontext und unseren Lösungen rund um die Plattform DocProStar nutzen wir den Begriff Workflow, wenn der Arbeitsablauf menschliche Entscheidungen und Verantwortungsbereiche involviert. Damit unterscheiden wir Workflows von Prozessen in DocProStar, die einen Ablauf Prozessschritten darstellen, sogenannten technischen Aktivitäten.
Was beinhaltet ein Workflow?
- Ein bestimmter Auslöser, der den Arbeitsablauf triggert.
- Eine oder mehrere Rollen oder Benutzergruppen, in vielen Fällen, die Mitarbeiter eines Unternehmens, die eine bestimmte Rolle innehaben.
- Mehrere Prozessschritte, die nacheinander oder parallel zueinander in einer strukturierten Reihenfolge ablaufen. In unseren Geschäftsprozessen sprechen wir von Aktivitäten.
- Ein definiertes Ergebnis, das mit dem Workflow erreicht werden soll sowie ein definiertes Ende.
- Das Ergebnis oder die Teilergebnisse können den Bearbeitern zugeordnet werden.
Meist geht ein Workflow mit der Eigenschaft einher, dass ein bestimmter Prozessschritt erst möglich ist, wenn ein vorhergehender Prozessschritt abgeschlossen ist oder eine Entscheidung beziehungsweise ein bestimmter Status zu diesem Schritt führt. Zudem ist es gerade in komplexen Workflows nützlich, eine lückenlose Dokumentation in Form eines Protokolls mitzuliefern.
Das Workflow Management bezieht sich auf die Gestaltung, Ausführung und Überwachung von Workflows. Es schließt Methoden und Werkzeuge zur Steuerung, Automatisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen ein. Das Ziel von Workflow Management ist, die Effizienz zu maximieren, Zeitverzögerungen zu reduzieren und Transparenz durch durchgängige Dokumentation zu verbessern.
Vorteile von Workflow Management
Ein gutes Workflow Management bietet zahlreiche Vorteile, die die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens deutlich steigern können:
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben:
Automatisierbare Entscheidungen können schneller und automatisch getroffen und der nächste Prozessschritt eingeleitet werden. Einzelne Workflows werden nahtlos in Geschäftsprozesse integriert.
- Reduzierung von Fehlern:
Die Standardisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen minimiert das Risiko menschlicher Fehler und erhöht die Zuverlässigkeit der Prozesse.
- Verbesserte Kommunikation und Koordination:
Ein gutes Workflow Management erleichtert dank der eindeutigen Rollen und Aufgabenzuteilung die Zusammenarbeit in Teams und auch übergreifend zwischen verschiedenen Abteilungen. Informationen finden schneller die richtigen Adressaten.
- Compliance:
Mit klaren Zuständigkeiten und lückenlosen Protokollen wird eine vollständige Dokumentation gewährleistet. So können die Ergebnisse effektiv überwacht und optimiert und Compliance-Richtlinien sowie gesetzliche Vorschriften zuverlässiger eingehalten werden.
Die Verantwortung liegt beim Menschen
Anders als in den oben beschriebenen technischen Prozessen, verstehen wir es dann als Workflow, wenn die Verantwortung während des Arbeitsablaufs beim Menschen liegt. Die Rolle des Entscheidens übernimmt nicht das System, sondern eine spezifische Person mit einer bestimmten Rolle. Ein einfaches Beispiel ist der Urlaubsantrag: Es ist wichtig, dass die Rolle des Vorgesetzten den Urlaubsantrag genehmigt. Eine Automatisierung ist an dieser Stelle nicht zielführend, da der Workflow auch den Informationstransfer und die Genehmigung durch eine Person beinhaltet. Erst dann kann der Workflow abgeschlossen werden.
Beispiele für Workflows
Workflows existieren in den verschiedensten Bereichen eines Unternehmens und können einfach oder hochkomplex sein:
- Planung: Workflows unterstützen bei der Priorisierung von Aufgaben und der Ressourcenverteilung.
- Persönliche Aufgabenverteilung: Sie helfen bestimmten Personen bei der effektiven Verwaltung der ihnen persönlich zugeordneten Aufgaben.
- Freigaben: Einfache Hierarchien können über Workflows abgebildet werden, ein Beispiel hierfür ist die Genehmigung eines Urlaubsantrags durch den Vorgesetzten.
- Komplexe hierarchische Arbeitsabläufe: Gerade komplexe Unternehmensstrukturen mit Vertretungsregelungen, abteilungsübergreifenden Entscheidungsbefugnissen und der Informationspflicht gegenüber verschiedenen Akteuren können über automatisierte und personalisierte Workflows für mehr Transparenz und effizientere Arbeitsabläufe sorgen.
Die Balance zwischen Automatisierung und nötigem manuellem Eingriff
Das übergeordnete Ziel von Workflow Management ist eine möglichst hohe Effizienz. Im Optimalfall sollen dabei Geschäftsprozesse möglichst automatisiert ablaufen. Allerdings gibt es Fälle, in denen menschliche Entscheidungen und Verantwortungsübernahme notwendig sind. Gezielte menschliche Eingriffe in automatisierten Prozessen können als Human in the Loop über dedizierte Benutzeroberfläche möglichst effizient ablaufen und nahtlos in den Geschäftsprozess integriert werden.
Beispiele für Workflows, in denen ein manueller Eingriff notwendig ist, sind:
- Krankheitsvertretungen
- Vergabe von Berechtigungen
- Genehmigungen von bestimmten Aktionen wie zum Beispiel Urlaubsgenehmigung
- Aufgabenmanagement
- Verschiedene persönliche Prozessschritte
Live-Webinar: DPS Advance für effizientes Workflow Management
Einige der genannten Beispiele zeigen wir am 07.05 in unserem nächsten Webinar. Wir widmen uns eine Stunde lang effizientem Workflow Management, der nahtlosen Integration, personalisierten Aktionen und der lückenlosen Protokollierung. Haben wir Ihr Interesse zu dem Thema geweckt?
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