Softwarelösung DPS Invoice
Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten
Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten
Software Lösung DPS Invoice
Dunkelverarbeitung für E-Rechnung, PDF und Papierrechnung in einem Prozess
Standard für Eingangsrechnungen
DPS Invoice
Für den Import der eingehenden Dokumente bieten wir verschiedene Optionen. Wir können die Rechnungen aus einem File importieren, oder aber DPS Invoice um die komfortable E-Mailverarbeitung erweitern. Für Papierrechnungen bieten wir einen Scan Client an. FI- und MM-Rechnungen werden gleichermaßen erfasst und verarbeitet. Auch E-Rechnungen können wir erfassen und im gleichen Prozess verarbeiten. Alle Rechnungen werden dafür auf ein einheitliches Format normalisiert.
Die Eingangsrechnung wird als PDF oder XML direkt weiterverarbeitet oder über die OCR als Text erkannt.
Anschließend werden die erforderlichen Daten mithilfe unseres Regelwerks extrahiert und gegen automatische Prüfregeln unter anderem auf rechnerische Richtigkeit überprüft. Geschäftslogiken wie die §14 Prüfung auf Mehrwertsteuerkonformität, Datum- und Formatprüfungen sowie die automatische Erkennung rechnungsspezifischer Informationen wie Zahlungsbedingungen sind im Standard integriert. Auch der Abgleich gegen Ihre Stammdaten erfolgt während der Verarbeitung, sodass nur richtige Daten in Ihrem System landen.
Mit unserer Benutzeroberfläche werden bei Bedarf User hinzugezogen, um Daten zu überprüfen oder zu vervollständigen. Unser intuitives Interface hilft dem User bei der Überprüfung der erforderlichen Felder und macht auch elektronische Rechnungen für das menschliche Auge lesbar.
In all unsere Lösungen ist eine automatische Selbstlernfunktion integriert. Die Automatisierungsrate steigt im laufenden Betrieb, wenn ein User Korrekturen vornimmt. Nachfolgende Belege können damit automatisch verarbeitet werden.
Die in DPS Invoice verarbeiteten Daten inklusive Originalbeleg der Rechnung werden nahtlos an das Folgesystem übergeben. Dazu arbeiten wir mit einer REST-Schnittstelle oder einer SAP-RFC Schnittstelle, um die Purchase-to-Pay Daten direkt an Ihr ERP oder Warenwirtschaftssystem übergeben zu können.
Vielseitige Erweiterungen für mehr Automatisierung
DPS Invoice erkennt Rechnungspositionen und Tabellen auch bei großen Rechnungen mit mehreren 100 Positionen. Diese Funktion ist vor allem bei Rechnungen mit Bestellbezug, sogenannten MM-Rechnungen oder Konsilrechnungen relevant.
Egal, ob Englisch, Französisch oder Tschechisch. Fremdsprachige Rechnungen werden dank über 30 integrierbarer Landespakete einfach zentral verarbeitet. Auch landesspezifische Regelungen sind für einige Länder verfügbar. Über Erweiterungen können auch kyrillische oder asiatische Schriftzeichen gelesen werden.
Elektronische Rechnungen, egal ob XRechnung, ZUGFeRD oder EDI werden mit dem DPS eInvoice Reader in einem Prozess mit anderen Rechnungsformaten erfasst und durchlaufen dieselben Prüfungen. XML-Formate werden für manuelle Verifizierung in unserem Web-Client für das menschliche Auge lesbar gemacht.
Validierung
DPS Invoice Web-Client
- Document Manager gibt Überblick über alle zu prüfenden Rechnungen
- Übersichtliche Korrektur erfolgt in einer Erfassungsmaske mit allen relevanten Feldern
- Individuelle Gestaltung der Benutzeroberfläche mit Ansicht für den Originalbeleg und Thumbnail-Ansicht
- Hinweise und Anwenderhilfe vereinfachen die Bearbeitung und Fehlersuche
- Selbstlernen erhöht die Anzahl der automatisch verarbeiteten Rechnungen
SaaS Lösung
Rechnungserfassung
in der Cloud
Werden auch Einzelpositionen der Rechnung automatisch erkannt?
Ja, dafür bieten wir eine Erweiterung inklusive Extraktion, Abgleich mit hinterlegten Bestelldaten auf Positionsebene an. Die Einzelpositionen der Eingangsrechnung werden als Tabelle dargestellt im Web Validierungsclient.
Wie läuft der Onboarding Prozess für die Cloud ab?
In der Public Cloud erfolgt das Onboarding nach einem einheitlichen Setup, mehr Infos dazu gibt es in unserer Produktbeschreibung.
Private Cloud Anforderungen erfordern Abstimmungen bezüglich der DPS-Systemanforderungen, Schnittstellen und gleichen ansonsten einem typischen Projektablauf vom Kick-off bis zur Produktivnahme. Zusätzlich erfolgen die Implementierung und die Anbindung der Infrastruktur in Zusammenarbeit mit dem Hosting-Anbieter.
Ist die E-Rechnung so gestaltet, dass ein Bearbeiter sie wie gewohnt lesen kann, oder werden nur die maschinenlesbaren Daten verschickt?
ZUGFeRD Rechnungen enthalten ein PDF-Dokument. Dabei ist zu beachten, dass das PDF unter Umständen abweichende Daten enthalten kann. Die XRechnung enthält nur maschinenlesbare Daten. Wir visualisieren diese in unserem Web-Client, sodass auch XRechnungen für das menschliche Auge lesbar werden.
Was muss ich zur E-Rechnungspflicht wissen?
Die Verpflichtung zur E-Rechnung stammt aus der ViDA Initiative der EU und wird für Deutschland im Wachstumschancengesetz der Bundesregierung geregelt. Aktuell befindet sich das Gesetz noch im Entwurf. Hier finden Sie die wichtigsten Infos, Paragraphen des UStG und auch die jüngsten Mitteilungen des Bundesrates zusammengefasst
Kann die Softwarelösung eInvoice verarbeiten?
Der eInvoice Reader ist in seiner aktuellen Version bereits erhältlich, sodass Sie bereit sind für den 01.01.2025. Wir passen unsere Version kontinuierlich an die noch zu klärenden gesetzlichen Verpflichtungen an.
Braucht die Archiv-Verknüpfung in SAP ein Add-On oder reichen Standardfunktionen?
Neben SAP benötigen Sie ein Archiv-System auf Ihrer Seite, über dieses stellen Sie uns einen Baustein zur Verfügung. Dieser Baustein steuern wir über eine REST- oder RFC-Schnittstelle an. Die Archivierung selbst erfolgt in Ihrem System nach Ihren Bedürfnissen.
