Softwarelösung DPS Invoice

Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten

Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten

Software
Lösung
DPS Invoice

Dunkelverarbeitung für E-Rechnung, PDF
und Papierrechnung in einem Prozess

DPS Invoice ist die Standard-Softwarelösung der TCG Process zur automatisierten Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen. DPS Invoice hat Knowhow aus jahrelanger Erfahrung inne und beinhaltet den Import Ihrer Dokumente aus verschiedenen Quellen, egal ob Papier, E-Mail oder ein Portal. Die TCG Process Extraktionstechnologie sorgt gemeinsam mit automatischen Prüfregeln und dem Abgleich gegenüber Stamm- und Bewegungsdaten für höchste Automatisierungsraten und Dunkelverarbeitung für Ihre Purchase-to-Pay Prozesse.
Auch elektronische Rechnungen werden im gleichen Prozess verarbeitet und durchlaufen formelle Prüfungen nach EN 16931 sowie inhaltliche Prüfungen. Im Zweifelsfall können User Rechnungen über unsere Benutzeroberfläche zur Validierung aufrufen und manuell freigeben. So landet die Eingangsrechnung schnell und richtig im nachfolgenden System. Mahnkosten und verpasste Skontofristen gehören der Vergangenheit an.

Standard für Eingangsrechnungen

DPS Invoice

Mit DPS Invoice bieten wir eine ausgefeilte und gereifte Softwarelösung mit vielen Standardfunktionen:
Import der Rechnungen

Für den Import der eingehenden Dokumente bieten wir verschiedene Optionen. Wir können die Rechnungen aus einem File importieren, oder aber DPS Invoice um die komfortable E-Mailverarbeitung erweitern. Für Papierrechnungen bieten wir einen Scan Client an. FI- und MM-Rechnungen werden gleichermaßen erfasst und verarbeitet. Auch E-Rechnungen können wir erfassen und im gleichen Prozess verarbeiten. Alle Rechnungen werden dafür auf ein einheitliches Format normalisiert.

Erkennung, Prüfung und Abgleich

Die Eingangsrechnung wird als PDF oder XML direkt weiterverarbeitet oder über die OCR als Text erkannt.
Anschließend werden die erforderlichen Daten mithilfe unseres Regelwerks extrahiert und gegen automatische Prüfregeln unter anderem auf rechnerische Richtigkeit überprüft. Geschäftslogiken wie die §14 Prüfung auf Mehrwertsteuerkonformität, Datum- und Formatprüfungen sowie die automatische Erkennung rechnungsspezifischer Informationen wie Zahlungsbedingungen sind im Standard integriert. Auch der Abgleich gegen Ihre Stammdaten erfolgt während der Verarbeitung, sodass nur richtige Daten in Ihrem System landen.

Benutzeroberfläche

Mit unserer Benutzeroberfläche werden bei Bedarf User hinzugezogen, um Daten zu überprüfen oder zu vervollständigen. Unser intuitives Interface hilft dem User bei der Überprüfung der erforderlichen Felder und macht auch elektronische Rechnungen für das menschliche Auge lesbar.

Selbstlernen

In all unsere Lösungen ist eine automatische Selbstlernfunktion integriert. Die Automatisierungsrate steigt im laufenden Betrieb, wenn ein User Korrekturen vornimmt. Nachfolgende Belege können damit automatisch verarbeitet werden.

Export an das ERP System

Die in DPS Invoice verarbeiteten Daten inklusive Originalbeleg der Rechnung werden nahtlos an das Folgesystem übergeben. Dazu arbeiten wir mit einer REST-Schnittstelle oder einer SAP-RFC Schnittstelle, um die Purchase-to-Pay Daten direkt an Ihr ERP oder Warenwirtschaftssystem übergeben zu können.

Vielseitige Erweiterungen für mehr Automatisierung

Die Anforderungen an die Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen sind sehr unterschiedlich. DPS Invoice ist für alle Fälle gewappnet: Alle Funktionen von DPS Invoice finden Sie in unserer Produktbeschreibung:
Henning_Ohm_Krankenhaus_Kiel
Für uns war von zentralem Interesse, alle Rechnungen digital zu erfassen und zu verarbeiten und so bereit zu sein für die gesetzlich verpflichtende XRechnung und weitere Digitalisierungsthemen.”
Henning Ohm, Projektkoordinator Krankenhaus Kiel

Validierung

DPS Invoice Web-Client

DPS Invoice Kunden nutzen einen intuitiven Web-Client zur manuellen Prüfung und gegebenenfalls Nachbearbeitung der zu erfassenden Belegfelder.

SaaS Lösung

Rechnungserfassung
in der Cloud

DPS Invoice gibt es auch als Managed Service für mehr Flexibilität im Purchase-to-Pay Prozess. Viele Erweiterungen wie die Erfassung von E-Rechnungen oder fremdsprachigen Dokumenten ist hier schon inklusive. Als SaaS übernimmt unser Team bei TCG Process auch Administration und Hosting des Systems.
Rechnungserfassung_mit_DPS_Cloud_Invoice

Ja, dafür bieten wir eine Erweiterung inklusive Extraktion, Abgleich mit hinterlegten Bestelldaten auf Positionsebene an. Die Einzelpositionen der Eingangsrechnung werden als Tabelle dargestellt im Web Validierungsclient.

In der Public Cloud erfolgt das Onboarding nach einem einheitlichen Setup, mehr Infos dazu gibt es in unserer Produktbeschreibung.

Private Cloud Anforderungen erfordern Abstimmungen bezüglich der DPS-Systemanforderungen, Schnittstellen und gleichen ansonsten einem typischen Projektablauf vom Kick-off bis zur Produktivnahme. Zusätzlich erfolgen die Implementierung und die Anbindung der Infrastruktur in Zusammenarbeit mit dem Hosting-Anbieter.

ZUGFeRD Rechnungen enthalten ein PDF-Dokument. Dabei ist zu beachten, dass das PDF unter Umständen abweichende Daten enthalten kann. Die XRechnung enthält nur maschinenlesbare Daten. Wir visualisieren diese in unserem Web-Client, sodass auch XRechnungen für das menschliche Auge lesbar werden.

Die Verpflichtung zur E-Rechnung stammt aus der ViDA Initiative der EU und wird für Deutschland im Wachstumschancengesetz der Bundesregierung geregelt. Aktuell befindet sich das Gesetz noch im Entwurf. Hier finden Sie die wichtigsten Infos, Paragraphen des UStG und auch die jüngsten Mitteilungen des Bundesrates zusammengefasst

Der eInvoice Reader ist in seiner aktuellen Version bereits erhältlich, sodass Sie bereit sind für den 01.01.2025. Wir passen unsere Version kontinuierlich an die noch zu klärenden gesetzlichen Verpflichtungen an.

Neben SAP benötigen Sie ein Archiv-System auf Ihrer Seite, über dieses stellen Sie uns einen Baustein zur Verfügung. Dieser Baustein steuern wir über eine REST- oder RFC-Schnittstelle an. Die Archivierung selbst erfolgt in Ihrem System nach Ihren Bedürfnissen.

Hier gibt es weiterführende Infos zum Thema Eingangsrechnungen
und E-Rechnung:

Wachstumssteigerung_des_Automatisierungsgrads_durch_Dunkelverarbeitung
e-Rechnung-Pflicht-2025
Rechnungsverarbeitung_Prozess_manuell

Kontaktieren Sie unsere Experten

Bereit für die E-Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht tritt ab 2025 in Kraft und ist eine rechtliche Vorschrift, die Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen in einem elektronischen Format auszustellen, zu übermitteln und zu archivieren. Diese Vorschrift kann je nach Land und Region unterschiedlich sein, aber ihr Ziel ist es immer, die Effizienz der Rechnungsabwicklung zu steigern und die Kosten für Unternehmen zu senken. Um die Einführung realisieren zu können, treten die Regelungen in mehreren Stufen in Kraft. Ab wann welche Regelung für Ihr Unternehmen gilt, haben wir hier zusammengefasst:
Roadmap der E-Rechnung Pflicht:


1. Januar 2025
Ab Januar müssen Unternehmen Rechnungen gemäß europäischer Norm EN16931 (ZUGFeRD oder XRechnung im UBL & CII Format) in B2B- und B2G-Kommunikation empfangen und verarbeiten können.
Hierbei können wir Ihnen mit unserer Erweiterung für eingehende E-Rechnungen helfen.

31. Dezember 2026
Bis Ende 2026 können im B2B-Bereich Rechnungen für 2025 und 2026 noch in Papier- oder PDF-Form übermittelt werden, wenn der Empfänger zustimmt.

31. Dezember 2027
Bis Ende 2027 gilt dies auch für Unternehmen, wenn dessen Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt.

1. Januar 2028
Elektronische Rechnung wird in allen Bereichen verpflichtend.

BPM und BPMN

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist ein Industriestandard zur einheitlichen grafischen Abbildung und Modellierung von Geschäftsprozessen. Mithilfe von Symbolen für Entscheidungspunkte, Kontrollverbindungen und grafischen Elementen für Prozessbausteine werden diese in der Reihenfolge des Prozesses anschaulich dargestellt. Swimlanes erleichtern die Orientierung und ermöglichen die Unterteilung in verschiedene Prozessabschnitte.  Die aktuellste Version ist BPMN 2.0, die auch von TCG Process für die Software DocProStar genutzt wird.

Die BPM Plattform DocProStar

Der DocProStar Process Modeler nutzt die Version BPMN 2.0 zur Modellierung der Geschäftsprozesse. Über verschiedene Umgebungen, sogenannte Environments und Geschäftsbereiche, sogenannte Units lassen sich verschiedene Prozesse aneinanderreihen und miteinander verknüpfen.
Geschäftprozess_modellieren_mit_BPMN

Vorteile von BPM

  • Visualisierung von Prozessen erleichtert das Verständnis der abgebildeten Geschäftsprozesse 
  • Optimierung von Prozessen und Reduktion von Fehlern durch detaillierte Prozessdokumentation und schnelles Auffinden von Schwachstellen 
  • Bessere Zusammenarbeit von Fachabteilung und IT dank gemeinsamer Modellierung der Prozesse  
  • Hohe Flexibilität und Agilität durch schnelle Anpassungsmöglichkeiten der Prozessmodelle an Änderungen 
  • Knowhow-Transfer und Unterstützung in der Entscheidungsfindung durch transparente Prozesse durch klare, übersichtliche Darstellung