Digitaler Posteingang mit KI

Herausforderungen digitaler Posteingang

Auf dem Weg zum digitalen Posteingang können besonders umfangreiche Postfächer eine große Herausforderung für Unternehmen darstellen. Um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden und den manuellen Aufwand zu reduzieren, ist die Digitalisierung der eingehenden Unternehmenskommunikation mit Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern ein entscheidender Erfolgsfaktor. Hier kommt DPS Mailroom ins Spiel. Wird dieser digitale Posteingang nun um künstliche Intelligenz ergänzt, führt das zu einer weiteren Steigerung der Automatisierungsrate in Geschäftsprozessen. Ziel dabei ist es, manuelle Eingriffe durch Menschen immer weiter zu reduzieren. Die intelligente Bearbeitung eingehender Unternehmenskommunikation bringt weitere zahlreiche Vorteile mit sich.

Vorteile digitaler Posteingang mit der Unterstützung von KI:

  • Schnelle Reaktion auf Anfragen
  • Reduzierung der manuellen Eingriffe
  • Richtige Zuordnung und inhaltliche Prüfung
  • Kundenzufriedenheit steigern
  • Bearbeitungszeit interner und externer Prozesse verkürzen

Praktische Anwendungen von KI in digitalen Posteingängen

In Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Abteilungen und Organisationseinheiten, für die ein digitaler Posteingang KI-gestützt sinnvoll ist. In unserem Webinar haben wir uns drei Anwendungsszenarien aus der Praxis genauer angesehen.

1. Routing für kaufmännische Dokumente

Wie können kaufmännische Dokumente wie Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen aus gemischten Postfächern richtig an die entsprechenden Fachabteilungen weitergeleitet werden?

Das Routing erfolgt mithilfe von Klassifikation. Unserer DPS Classification Suite ermöglicht, dass unterschiedlichste Daten automatisch sortiert, kategorisiert und verarbeitet werden. Die Grundlage dabei bildet die Inhalts- und Layoutklassifikation, mit der Klassifikationsmodelle aufgebaut werden. In der jüngsten Version sind wir außerdem in der Lage, mithilfe des Large Language Models (LLM) bei entsprechendem Training potentiell noch höhere Klassifikationsraten zu erzielen.

2. Internationale Post in der Personalabteilung

Wie können auch fremdsprachige Anliegen in einem zentralen HR-Postfach automatisiert verarbeitet werden?

Auch in diesem Szenario werden eingehende Dokumente zu Beginn klassifiziert. Ist ein fremdsprachiges Anliegen darunter, kann es nicht richtig klassifiziert werden. Unsere generische DPS REST-Schnittstelle ermöglicht allerdings die Integration von Übersetzungsdiensten wie DeepL. So werden Informationen in der gewünschten Sprache zugänglich gemacht und können ebenfalls automatisch verarbeitet werden. Dank der generischen REST-Schnittstelle ist es möglich, unterschiedlichste KI-Services in unserer DPS-Plattform zu integrieren.

3. Reklamationen im Kundenservice unterscheiden

Wie können die Prozesse im Kundenservice durch künstliche Intelligenz unterstützt werden?

Täglich erreichen verschiedenste Reklamationen und Anfragen den Kundenservice. Im normalen Verarbeitungsprozess gehen die eingehende Dokumente automatisiert zum Ticketsystem. Besonders mehrseitige, große Dokumente oder handschriftlich verfasste Reklamationen bedeuten jedoch viel manuellen Aufwand für die Clearing-Stelle. Beispielsweise ist DPS durch die Kooperation mit Lazarus AI in der Lage, Dokumente inhaltlich zu erschließen und mithilfe von Prompts innerhalb des Posteingangsprozesses zusammenzufassen. Maßgeschneiderte Aktivitäten wie diese ermöglichen die tiefergehende Integration von KI-Technologie innerhalb von DocProStar Prozessen.

Live-Einblicke: KI-Integrationen im digitalen Posteingang

Sie möchten mehr zum digitalen Posteingang mit KI wissen? In unserem Webinar demonstrierten wir anhand der beschriebenen Szenarien wie KI-Services in unseren Prozessen genutzt werden können. Sie haben das Webinar verpasst? Dann können Sie hier die Aufzeichnung zum Webinar anschauen und sich die Präsentation downloaden.

Teaser_Webinar_AI_Mailroom

Sie können die Folien des Webinars hier herunterladen:

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© Tony Craddock – stock.adobe.com

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BPM und BPMN

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist ein Industriestandard zur einheitlichen grafischen Abbildung und Modellierung von Geschäftsprozessen. Mithilfe von Symbolen für Entscheidungspunkte, Kontrollverbindungen und grafischen Elementen für Prozessbausteine werden diese in der Reihenfolge des Prozesses anschaulich dargestellt. Swimlanes erleichtern die Orientierung und ermöglichen die Unterteilung in verschiedene Prozessabschnitte.  Die aktuellste Version ist BPMN 2.0, die auch von TCG Process für die Software DocProStar genutzt wird.

Die BPM Plattform DocProStar

Der DocProStar Process Modeler nutzt die Version BPMN 2.0 zur Modellierung der Geschäftsprozesse. Über verschiedene Umgebungen, sogenannte Environments und Geschäftsbereiche, sogenannte Units lassen sich verschiedene Prozesse aneinanderreihen und miteinander verknüpfen.
Geschäftprozess_modellieren_mit_BPMN

Vorteile von BPM

  • Visualisierung von Prozessen erleichtert das Verständnis der abgebildeten Geschäftsprozesse 
  • Optimierung von Prozessen und Reduktion von Fehlern durch detaillierte Prozessdokumentation und schnelles Auffinden von Schwachstellen 
  • Bessere Zusammenarbeit von Fachabteilung und IT dank gemeinsamer Modellierung der Prozesse  
  • Hohe Flexibilität und Agilität durch schnelle Anpassungsmöglichkeiten der Prozessmodelle an Änderungen 
  • Knowhow-Transfer und Unterstützung in der Entscheidungsfindung durch transparente Prozesse durch klare, übersichtliche Darstellung