Softwarelösung DPS Order

Digitalisierung von Kundenbestellungen​

Digitalisierung von Kundenbestellungen

Software
Lösung
DPS Order

Eingehende Aufträge automatisiert verarbeiten

Kundenbestellungen

DPS Order

Mit DPS Order bieten wir einen Standardprozess für mehr Effizienz im Auftragseingang und höhere Kundenzufriedenheit.
Import eingehender Kundenbestellungen

Kundenbestellungen gehen meist per E-Mail an Order@Postfächer, manchmal tatsächlich noch in Papierform oder per Webportal ein. Alle eingehenden Aufträge werden mit DPS Order unabhängig vom Eingangskanal importiert und normalisiert aufbereitet für die Weiterverarbeitung.

Extraktion der Bestelldaten

Nach der OCR-Texterkennung bzw. PDF-Konvertierung werden die fachlich relevanten Daten extrahiert. Dazu gehören die Kopf- und Fußdaten mit Informationen zum Auftrags- und Warenempfänger, Bestell- und Lieferdaten sowie Kommissionsvermerke. Für die einzelnen Positionen werden Artikel- und Positionsnummern sowie Mengenangaben und Beschreibungen extrahiert. Weitere Felder können nach Anforderung extrahiert werden.

Automatische Prüfung und Abgleich

Zur Prüfung der Richtigkeit der Bestelldaten werden diese mit DPS Order automatisch hinterlegt. Dazu gehören Datumsprüfungen für Liefer- und Bestelldatum sowie der Abgleich gegen hinterlegte Stamm- und Bewegungsdaten: Diese können aus dem internen ERP- oder CRM-System stammen oder auch externe Artikelstammdaten und Fremdartikelnummern betreffen. Eine Dunkelverarbeitung des Vorgangs ist möglich, wenn bei allen Prüfungen ein bestimmter Schwellwert erreicht wird.

Validierung und Selbstlernen

Der automatisch geprüfte Beleg landet im Web-Client zur abschließenden Prüfung, wenn die Schwellenwerte der automatischen Prüfung nicht erreicht wurden. Die benutzerfreundliche Oberfläche unterstützt die User bei der manuellen Überprüfung und Korrektur der Bestellung. Die Werte werden dem Selbstlernprozess zugeführt, so dass die automatische Verarbeitung im laufenden Betrieb noch effizienter wird und weniger manuelle Eingriffe notwendig sind.

Export an nachfolgende Systeme

Unsere universell einsetzbare REST-Schnittstelle oder die SAP RFC Anbindung ermöglicht den nahtlosen Export der verifizierten Bestellinformationen an das nachfolgende ERP-System oder weiterführende Purchase Order Prozesse.

Torsten_Thomas_Cellofoam
„Die Digitalisierung der Auftragsbearbeitung ist natürlich eine Entlastung für die Mitarbeiter. Außerdem wirkt sich die digitale Bestellverarbeitung positiv auf die Folgeprozesse Fertigung und Logistik sowie den Kundenservice aus.“
Torsten Thomas, Director IT bei Cellofoam International GmbH & Co. KG

Mehr Wertschöpfung durch Automatisierung

Für den Auftragseingang gibt es von unseren Kunden je nach Branche unterschiedliche Anforderungen. Alle Standardfunktionen und mögliche Erweiterungen von DPS Order finden Sie in unserer Produktbeschreibung:

Benutzeroberfläche

Validierung von
Kundenbestellungen

Unser benutzerfreundlicher Web-Client unterstützt Sie bei der schnellen und zielgerichteten Bearbeitung eingehender Kundenbestellungen und deren wichtigsten Informationen: Wer ist der Besteller? Welche Beleginformationen sind wichtig? Wer ist der Warenempfänger? Welche Artikel wurden bestellt? Die Felder sind an die eingehenden Bestellungen angepasst und unterstützen durch farbliche Hervorhebungen die schnelle Überprüfung und Korrektur der Daten. So kann die Bearbeitungszeit auch bei manueller Prüfung der Daten deutlich reduziert werden.

Business Intelligence Dashboards

Reporting für den Verarbeitungsprozess

Für DPS Order bieten wir ein Business Intelligence Tool zur Performance-Analyse auf Prozess- und Feldebene an, insbesondere zur Analyse im Zeitverlauf von Korrekturquoten und -aufwänden, Ursachen für manuelle Nachbearbeitung und Durchlaufzeiten von Dokumenten. Optimierungspotenziale können so schnell aufgedeckt und entsprechende Maßnahmen im Prozess umgesetzt werden.
Ina_Setzer_Würth
„Um weiter Marktführer zu bleiben, sind smarte Lösungen für die Prozessautomatisierung von entscheidender Bedeutung für unsere interne Organisation.“
Ina Setzer, Projektmanagerin Digitalisierungsprojekte Würth

Weitere Standardprozesse

Erweiterung
auf einer Plattform

Sie möchten mehr über DPS Order erfahren und die Prozesse in der Auftragsbearbeitung automatisieren? Oder haben Sie Fragen zu den Erweiterungsmöglichkeiten der DocProStar Plattform? Dann kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches und kostenloses Erstgespräch.

Kontaktieren Sie unsere Experten

Viele Prozesse auf einer Plattform

DPS Order ist eine von vielen Standard-Softwarelösungen für die Verarbeitung von kaufmännischen Dokumenttypen wie Eingangsrechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen. Haben Sie einmal Ihren ersten Prozess, wie die Verarbeitung eingehender Kundenbestellungen mit DPS Order automatisiert, kann es weitergehen. Sie nutzen die Skalierbarkeit der DPS Plattform am besten, wenn Sie möglichst viele Prozesse abbilden! Sprechen Sie dazu mit den zuständigen Personen in Finance, den Verantwortlichen für Purchase-to-Pay oder Order-to-Cash-Prozesse. Neben Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Eingangsrechnungen können auch Lieferscheine und Zahlungsavise mit DPS verarbeitet werden.

Sie möchten noch weiter vorne starten bei der Digitalisierung Ihrer gesamten Eingangspost? Wir bieten mit DPS Mailroom eine Prozesslösung: Digitaler Posteingang mit KI oder als einfache Indexlösung reduziert Papier- und Emailchaos in Ihrer Organisation und sorgt dafür, dass alle Dokumente am richtigen Ort im Unternehmen landen.

DocProStar ist übrigens noch viel mehr als das…

BPM und BPMN

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist ein Industriestandard zur einheitlichen grafischen Abbildung und Modellierung von Geschäftsprozessen. Mithilfe von Symbolen für Entscheidungspunkte, Kontrollverbindungen und grafischen Elementen für Prozessbausteine werden diese in der Reihenfolge des Prozesses anschaulich dargestellt. Swimlanes erleichtern die Orientierung und ermöglichen die Unterteilung in verschiedene Prozessabschnitte.  Die aktuellste Version ist BPMN 2.0, die auch von TCG Process für die Software DocProStar genutzt wird.

Die BPM Plattform DocProStar

Der DocProStar Process Modeler nutzt die Version BPMN 2.0 zur Modellierung der Geschäftsprozesse. Über verschiedene Umgebungen, sogenannte Environments und Geschäftsbereiche, sogenannte Units lassen sich verschiedene Prozesse aneinanderreihen und miteinander verknüpfen.
Geschäftprozess_modellieren_mit_BPMN

Vorteile von BPM

  • Visualisierung von Prozessen erleichtert das Verständnis der abgebildeten Geschäftsprozesse 
  • Optimierung von Prozessen und Reduktion von Fehlern durch detaillierte Prozessdokumentation und schnelles Auffinden von Schwachstellen 
  • Bessere Zusammenarbeit von Fachabteilung und IT dank gemeinsamer Modellierung der Prozesse  
  • Hohe Flexibilität und Agilität durch schnelle Anpassungsmöglichkeiten der Prozessmodelle an Änderungen 
  • Knowhow-Transfer und Unterstützung in der Entscheidungsfindung durch transparente Prozesse durch klare, übersichtliche Darstellung