E-Rechnung mit dem eInvoice Reader automatisch verarbeiten 

E-Rechnungspflicht
ab 2025

E-Rechnungspflicht ab 2025

E-Rechnung mit eInvoice Reader automatisch verarbeiten 

ZUGFeRD, XRechnung und Co. rechtssicher verarbeiten.

Mit unserem eInvoice Prozess für die Verarbeitung eingehender elektronischer Rechnungen sind Sie bereit für die anstehende Gesetzesänderung!

Alle eingehenden elektronischen Rechnungen und in bisherigen Formaten in einer Umgebung verarbeiten

Die Integration von ZUGFeRD und XRechnung ist schrittweise möglich

Fachliche Prüfung und Mapping mit Stammdaten ist weiterhin notwendig und erfolgt auch für elektronische Formate

Nicht konforme E-Rechnungen werden automatisch ausgesteuert oder einem Clearing-Platz zugeordnet

KoSIT Prüfbericht wird automatisch generiert.

Roadmap des Wachstumschancengesetzes

E-Rechnungspflicht Schritt für Schritt

Ab 2025 wird die Pflicht zur Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen nach der europäischen Norm EN16931 in Kraft treten. Diese gesetzliche Vorgabe verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Die genauen Anforderungen können je nach Land und Region variieren. Die Einführung der Vorschriften zur E-Rechnung erfolgt in mehreren Phasen. Hier haben wir für Sie zusammengefasst, ab wann welche Regelungen für Ihr Unternehmen relevant werden.
2025
In Kraft treten der E-Rechnungspflicht im Rechnungseingang ab 01.01.2025
2026
Beginn Übergangsphase: B2B-Umsätze aus 2025 und 2026 können bis 31.12.2026 als Papier- oder PDF-Rechnungen übermittelt werden (Voraussetzung: Empfängergenehmigung)
2027
Auch für Umsätze aus 2027 möglich (max. Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 €)
2028
Ende der Übergangsfrist und endgültige Einführung der E-Rechnungspflicht auch im Rechnungsausgang

Einfache Lizenzerweiterung

Nahtlose Integration in DPS Invoice

Die Erweiterung DPS eInvoice Reader baut auf unserer langjährigen Erfahrung in der Verarbeitung eingehender Rechnungen auf und kann nahtlos in bestehende Prozesse integriert werden. Nach dem Import werden ZUGFeRD, XRechnungen und auch Rechnungen der herkömmlichen Formate in einem Prozess verarbeitet. Alle Rechnungen werden anhand vordefinierter Mappings verarbeitet, unabhängig von ihrem Format oder Übertragungsweg. Bei Bedarf werden auch elektronische Rechnungen im Web-Client zur weiteren Nachbearbeitung angezeigt.

Elektronische Rechnungen werden aus dem XML-Format in ein gut lesbares PDF umgewandelt, das für die manuelle Prüfung durch Menschen geeignet ist. Dies gilt auch für ZUGFeRD, denn der PDF-Anteil ist rechtlich ab 2025 nicht relevant.

E-Rechnungen müssen bestimmte Standards und Formaten im Rahmen von PEPPOL entsprechen. Mit dem DPS eInvoice Reader können elektronische Rechnungsformate in folgenden Formaten verarbeitet werden:

Besonderheiten in der Verarbeitung

E-Rechnung im DPS Invoice Prozess

KoSIT Validierung und Protokollierung

Zunächst wird die E-Rechnung auf die Gültigkeit des E-Rechnungsformats geprüft, ebenso wird eine inhaltliche Schematronprüfung nach offiziellem KoSIT-Standard durchgeführt. Diese Prüfung wird protokolliert und im Falle eines Fehlers wird eine automatische E-Mailbenachrichtigung mit dem Protokoll versandt.

Extraktion und automatische Validierung

Nach der Extraktion der Inhalte werden vordefinierte Mappings an E-Rechnungen durchgeführt, inklusive Zuordnung Kreditor, Debitor, Positionen, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen. Auch die § 14 Prüfung wird auf elektronischen wie auch anderen Rechnungsformaten durchgeführt.

Human in the Loop

Über unsere Benutzerschnittstelle erfolgt die Sichtprüfung und manuelle Nachbereitung der elektronischen Rechnung. Dazu werden XML-Datensätze für das menschliche Auge lesbar in PDF-Dateien umgewandelt.

Was ist es eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN16931 entsprechen.

Uns haben bereits zahlreiche Fragen zum Thema E-Rechnung erreicht. Wir hoffen, Sie finden hier bereits einige Antworten!

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer PDF- oder Papierrechnung enthält sie maschinenlesbare Daten, die automatisch verarbeitet werden können. Ein weit verbreitetes Format in Deutschland ist beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung.

Eine E-Rechnung liegt vor, wenn die Rechnung in einem standardisierten Format (z.B. XRechnung) elektronisch erstellt, übertragen und verarbeitet wird. Eine einfache PDF-Datei zählt nicht als E-Rechnung, da sie nicht strukturiert und maschinenlesbar ist. Der Hauptunterschied zur herkömmlichen Rechnung ist, dass die Daten sofort automatisiert in Buchhaltungssystemen weiterverarbeitet werden können.

Um eine E-Rechnung zu empfangen, benötigen Sie eine Software oder ein ERP-System, das in der Lage ist, strukturierte elektronische Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu verarbeiten. Außerdem ist ein elektronischer Zugangspunkt erforderlich, um die E-Rechnungen über sichere Kommunikationswege zu empfangen. DPS eInvoice Reader bietet sowohl den Empfang der E-Rechnung, als auch die Überprüfung der eingehenden Daten und Weiterleitung an das nachfolgende ERP-System.

Die richtige Software hängt von Ihren Anforderungen und der Unternehmensgröße ab. Wichtige Kriterien sind die Unterstützung gängiger Formate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) und die Anbindung an bestehende Prozesse. Unsere Lösung DPS eInvoice Reader lässt sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren und eignet sich hervorragend, um die Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab 2025 problemlos zu erfüllen.

Elektronische Rechnungen sind in Deutschland bereits Pflicht, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Wenn ein Unternehmen im B2B Umfeld Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt und dafür eine Rechnung ausstellt, kann es ab 2025 nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form die Rechnung ausgestellt wird. Es muss sich zwingend um eine elektronische Rechnung handeln.

Das Zusatzmodul DPS eInvoice Reader ist eine Erweiterung von DPS Invoice und wird volumenbasiert nach der Anzahl eingehender E-Rechnungen bzw. Transaktionen abgerechnet.

Die IHK Schwaben bietet eine umfassende Übersicht über die rechtlichen Anforderungen und technischen Standards rund um die E-Rechnung. Diese Informationen sind besonders hilfreich, um sich mit den gesetzlichen Vorgaben vertraut zu machen und zu verstehen, wie diese Ihr Unternehmen betreffen. Ein entscheidender Punkt bei der Umstellung auf E-Rechnungen ist die Wahl des passenden Formats. Die ZUGFeRD-Community stellt dazu ausführliche Informationen über die verschiedenen verfügbaren Formate bereit.

Wir helfen Ihnen bei der 
E-Rechnung!

Sie haben weitere Fragen zur E-Rechnungspflicht oder möchten direkt ein Angebot von unserem E-Rechnungsprodukt erhalten? Dann zögern Sie nicht, unsere Experten zu kontaktieren:
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Hier gibt es weiterführende Infos zum Thema Eingangsrechnungen und E-Rechnung:

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