Alle eingehenden elektronischen Rechnungen und in bisherigen Formaten in einer Umgebung verarbeiten
Die Integration von ZUGFeRD und XRechnung ist schrittweise möglich
Fachliche Prüfung und Mapping mit Stammdaten ist weiterhin notwendig und erfolgt auch für elektronische Formate
Nicht konforme E-Rechnungen werden automatisch ausgesteuert oder einem Clearing-Platz zugeordnet
Die Erweiterung DPS eInvoice Reader baut auf unserer langjährigen Erfahrung in der Verarbeitung eingehender Rechnungen auf und kann nahtlos in bestehende Prozesse integriert werden. Nach dem Import werden ZUGFeRD, XRechnungen und auch Rechnungen der herkömmlichen Formate in einem Prozess verarbeitet. Alle Rechnungen werden anhand vordefinierter Mappings verarbeitet, unabhängig von ihrem Format oder Übertragungsweg. Bei Bedarf werden auch elektronische Rechnungen im Web-Client zur weiteren Nachbearbeitung angezeigt.
Elektronische Rechnungen werden aus dem XML-Format in ein gut lesbares PDF umgewandelt, das für die manuelle Prüfung durch Menschen geeignet ist. Dies gilt auch für ZUGFeRD, denn der PDF-Anteil ist rechtlich ab 2025 nicht relevant.
E-Rechnungen müssen bestimmte Standards und Formaten im Rahmen von PEPPOL entsprechen. Mit dem DPS eInvoice Reader können elektronische Rechnungsformate in folgenden Formaten verarbeitet werden:
Zunächst wird die E-Rechnung auf die Gültigkeit des E-Rechnungsformats geprüft, ebenso wird eine inhaltliche Schematronprüfung nach offiziellem KoSIT-Standard durchgeführt. Diese Prüfung wird protokolliert und im Falle eines Fehlers wird eine automatische E-Mailbenachrichtigung mit dem Protokoll versandt.
Nach der Extraktion der Inhalte werden vordefinierte Mappings an E-Rechnungen durchgeführt, inklusive Zuordnung Kreditor, Debitor, Positionen, Bankverbindung und Zahlungsbedingungen. Auch die § 14 Prüfung wird auf elektronischen wie auch anderen Rechnungsformaten durchgeführt.
Über unsere Benutzerschnittstelle erfolgt die Sichtprüfung und manuelle Nachbereitung der elektronischen Rechnung. Dazu werden XML-Datensätze für das menschliche Auge lesbar in PDF-Dateien umgewandelt.
• Strukturierte Rechnungsdaten • Ohne Medienbruch verarbeitbar • Versand per E-Mail möglich • Zulässige Formate: ZUGFeRD, XRechnung (CII & UBL) • PDF Rechnungen sind KEINE elektronischen Rechnungen aber elektronische Rechnungen wie beispielsweise ZUGFeRD können auch PDF Dokumente enthalten
Format: Kombination aus menschlich lesbaren PDF/A-3-Standard mit einem maschinenlesbaren, codierten XML-Datensatz Inhalt: Sowohl eine PDF-Datei als auch eine XML-Datei. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet, sodass beide Dateitypen beim Versand verschickt werden Übermittlung: Über verschiedene Wege, z. B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download. Vorteile: Nahtlose Integration von maschinenlesbaren Daten in das menschenlesbare PDF. Es erleichtert die automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnung.
Format: Ausschließlich im XML-Format codierte Rechnungsdaten Inhalt: Reine XML-Dateien mit der Dateiendung .xml3. Übermittlung: Über verschiedene Wege möglich Vorteile: Standardisierte, maschinenlesbare Formate, die eine effiziente Verarbeitung und Integration in IT-Systeme ermöglichen.
• Menschlich lesbar • Unstrukturierte Daten • Eingang über verschiedene Kanäle möglich
Uns haben bereits zahlreiche Fragen zum Thema E-Rechnung erreicht. Wir hoffen, Sie finden hier bereits einige Antworten!
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer PDF- oder Papierrechnung enthält sie maschinenlesbare Daten, die automatisch verarbeitet werden können. Ein weit verbreitetes Format in Deutschland ist beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung.
Eine E-Rechnung liegt vor, wenn die Rechnung in einem standardisierten Format (z.B. XRechnung) elektronisch erstellt, übertragen und verarbeitet wird. Eine einfache PDF-Datei zählt nicht als E-Rechnung, da sie nicht strukturiert und maschinenlesbar ist. Der Hauptunterschied zur herkömmlichen Rechnung ist, dass die Daten sofort automatisiert in Buchhaltungssystemen weiterverarbeitet werden können.
Um eine E-Rechnung zu empfangen, benötigen Sie eine Software oder ein ERP-System, das in der Lage ist, strukturierte elektronische Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu verarbeiten. Außerdem ist ein elektronischer Zugangspunkt erforderlich, um die E-Rechnungen über sichere Kommunikationswege zu empfangen. DPS eInvoice Reader bietet sowohl den Empfang der E-Rechnung, als auch die Überprüfung der eingehenden Daten und Weiterleitung an das nachfolgende ERP-System.
Die richtige Software hängt von Ihren Anforderungen und der Unternehmensgröße ab. Wichtige Kriterien sind die Unterstützung gängiger Formate (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) und die Anbindung an bestehende Prozesse. Unsere Lösung DPS eInvoice Reader lässt sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren und eignet sich hervorragend, um die Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab 2025 problemlos zu erfüllen.
Elektronische Rechnungen sind in Deutschland bereits Pflicht, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Wenn ein Unternehmen im B2B Umfeld Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt und dafür eine Rechnung ausstellt, kann es ab 2025 nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form die Rechnung ausgestellt wird. Es muss sich zwingend um eine elektronische Rechnung handeln.
Das Zusatzmodul DPS eInvoice Reader ist eine Erweiterung von DPS Invoice und wird volumenbasiert nach der Anzahl eingehender E-Rechnungen bzw. Transaktionen abgerechnet.
Die IHK Schwaben bietet eine umfassende Übersicht über die rechtlichen Anforderungen und technischen Standards rund um die E-Rechnung. Diese Informationen sind besonders hilfreich, um sich mit den gesetzlichen Vorgaben vertraut zu machen und zu verstehen, wie diese Ihr Unternehmen betreffen. Ein entscheidender Punkt bei der Umstellung auf E-Rechnungen ist die Wahl des passenden Formats. Die ZUGFeRD-Community stellt dazu ausführliche Informationen über die verschiedenen verfügbaren Formate bereit.