Ab dem 1. Januar 2025 wird E-Invoicing in Deutschland für B2B-Unternehmen verpflichtend. Dies wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetz beschlossen und betrifft sowohl den öffentlichen Sektor als auch private Unternehmen. Die E-Rechnung ersetzt die klassische Papierrechnung und sorgt für effizientere und fehlerfreiere Prozesse. Unternehmen stehen jetzt vor der Aufgabe, ihre Systeme und Abläufe anzupassen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und zugleich die Chancen der Digitalisierung zu nutzen. Wir zeigen die Schritte auf, um die gesetzlichen Anforderungen vor dem 01. Januar zu erfüllen und vorbereitet zu sein.
Herausforderungen von E-Invoicing in 5 Schritten meistern:
Technologischer Ist-Zustand klären
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre bestehenden Systeme wie ERP- und Buchhaltungssysteme kompatibel mit den neuen elektronischen Rechnungsformaten sind.
Projektmanagement Zeitplan erstellen
Ob ein System nur erweitert oder sogar neu implementiert werden muss hat weitreichende Auswirkungen auf die Projekt- und Zeitplanung. Planen Sie deshalb genügend Zeit für die Umsetzung ein, besonders da die erste Umsetzung der Pflicht ab 01.01.2025 rechtens ist: Ab Januar müssen sie als B2B Unternehmen eInvoices empfangen können. Gleichzeitig sind fachliche Prüfungen für die richtige und automatisierte Verarbeitung weiterhin erforderlich. Dies wiederum könnte eine neue oder Erweiterung der Softwarelösung erfordern. Informieren Sie sich rechtzeitig und besprechen Sie das Thema mit Ihren Projektverantwortlichen.
Falls notwendig Softwarelösung
Sollten die aktuellen Systeme nicht in der Lage sein E-Rechnungen ordnungsgemäß zu verarbeiten bedarf es einer rechtzeitigen Systemerweiterung oder Neueinführung. Unsere Lösung DPS Invoice lässt sich beispielsweise nahtlos in bestehende Systeme integrieren und ist dank des eInvoice Readers jederzeit auf die Umsetzung der E-Rechnungs-Anforderungen vorbereitet.
Schulung der Mitarbeitenden
Die Einführung neuer Systeme und Prozesse erfordert, dass Mitarbeiter geschult werden, um die neuen Tools effizient zu nutzen. Elektronische Rechnungen bestehen zwar schon aus strukturierten Daten. Viele denken daher, dass eine Prüfung durch den Menschen gar nicht mehr erforderlich ist. Doch fachliche Fehler oder Abweichungen von Bestell- und Stammdaten können sich auch in ein XML einschleichen. Wie Mitarbeitende diese Fehler auch bei unübersichtlichen XML-Dateien finden können, wird mit unserem benutzerfreundlichen Web-Client einfach. Wir generieren ein Image des Datensatzes, der für das menschliche Auge lesbar ist. Eine Schulung zur Nutzung unserer Benutzeroberfläche ist Bestandteil der Softwareeinführung für DPS Invoice.
Rechtliche Anforderungen erfüllen
Das Wachstumschancengesetz beinhaltet die Pflicht zum Empfang und Versand von eInvoices. Allerdings gibt es dafür unterschiedliche Deadlines. Die jeweiligen Zeitpunkte zur Einführung haben wir bereits einmal für Sie zusammengefasst. Es gibt zum Beispiel spezifische Vorgaben für die Gestaltung von E-Rechnungen, wie die Einhaltung bestimmter Standards (XRechnung oder ZUGFeRD in den unterschiedlichen Versionen) und die revisionssichere Archivierung der Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie diesen Anforderungen gerecht werden, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben. Für vieles bleibt noch mehr Zeit als für den Empfang von eInvoices, denn dazu müssen Sie in Deutschland ab Januar 2025 in der Lage sein als B2B oder B2G Unternehmen.
Aktuell verarbeiten wir elektronische Rechnungen in folgenden Formaten:
- XRechnung 1.2 (UBL & CII)
- XRechnung 2.0 (UBL & CII)
- XRechnung 2.1 (UBL & CII)
- XRechnung 2.2 (UBL & CII)
- XRechnung 2.3 (UBL & CII)
- XRechnung 3.0 (UBL & CII)
- ZUGFeRD 1.0 Comfort
- ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0 (Basic, Comfort & EN 16931)
- ZUGFeRD 2.2
E-Rechnung Plus KI: Effizienz auf einem neuen Level
Nach der erfolgreichen Einführung von E-Invoicing in Deutschland geht es für Unternehmen darum, nicht nur die aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern sich auch zukunftssicher aufzustellen. Die E-Rechnung ist der erste Schritt, aber die Weiterentwicklung der digitalen Rechnungsverarbeitung sollte kontinuierlich vorangetrieben werden, um langfristig effizienter und wettbewerbsfähiger zu bleiben. Künstliche Intelligenz (KI) spielt dabei eine entscheidende Rolle. Durch den Einsatz von KI lassen sich nicht nur die Rechnungsdaten automatisch erfassen, sondern auch intelligente Algorithmen zur Fehlererkennung und -vermeidung nutzen. KI-basierte Kreditorerkennung ist ein Beispiel für die weitere Optimierung in der Verarbeitung von Eingangsrechnungen und unabhängig von der Stammdatenqualität. So wird die Rechnungsverarbeitung nicht nur schneller, sondern auch präziser und der manuelle Aufwand auf ein Minimum reduziert.
E-Invoicing: Jetzt handeln und die Zukunft im Blick haben
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt Unternehmen in Deutschland vor große Herausforderungen, bietet jedoch auch enorme Chancen. Wer sich frühzeitig vorbereitet und auf ein modernes System wie DPS Invoice für die Verarbeitung eingehender eInvoices nutzt ist zukunftsfähig aufgestellt: Denn damit sind alle Voraussetzungen geschaffen, um auch andere Technologien wie KI in die Prozesse zu integrieren und weitere künftige Anforderungen schnell und sicher umzusetzen. Mit DocProStar können Sie nicht nur die aktuellen gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern sich auch für zukünftige Entwicklungen flexibel aufstellen.
TCG Process bietet maßgeschneiderte Lösungen, um den Umstieg auf die E-Rechnung reibungslos zu gestalten und gleichzeitig die Effizienz der Rechnungsprozesse langfristig zu steigern. Unser Experte Marcus Kern besucht passend dazu den Accounting Summit, um top informiert über die aktuellen Entwicklungen zu sein. Er ist Ihr Ansprechpartner, wenn es um die Umsetzung der E-Invoicing-Anforderungen in Deutschland geht und hilft Ihnen gerne weiter zur Einführung einer E-Invoicing-Lösung. Vereinbaren Sie ihren unverbindlichen Expertentermin mit ihm hier. Wir freuen uns darauf, Sie auf Ihrem Weg zur digitalen Rechnungsverarbeitung zu begleiten!
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