Was ist die E-Rechnung Pflicht ab 2025?
Die E-Rechnungspflicht ist eine rechtliche Vorschrift, die Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen in einem elektronischen Format auszustellen, zu übermitteln und zu archivieren. Diese Vorschrift kann je nach Land und Region unterschiedlich sein, aber ihr Ziel ist es immer, die Effizienz der Rechnungsabwicklung zu steigern und die Kosten für Unternehmen zu senken. Durch die Standardisierung und Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und Fehler minimieren. Am 22. März wurde das Wachstumschancengesetz im Bundesrat verabschiedet.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
In einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, empfangen und automatisiert verarbeitet, was einen nahtlosen digitale Rechnungsprozess ermöglicht. Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der B2B- und B2G-Kommunikation Rechnungen gemäß europäischer Norm EN16931 (also ZUGFeRD oder XRechnung im UBL & CII Format) empfangen und verarbeiten können.
In allen Fällen gelten die gleichen gesetzlichen Vorgaben wie für papierbasierte Rechnungen. Die Wahl zwischen ZUGFeRD und XRechnung hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Beide Formate bieten die Möglichkeit zur elektronischen Rechnungsstellung und tragen zur Effizienzsteigerung bei der Abwicklung von Geschäftsprozessen bei.
Was verbirgt sich also genau hinter den Abkürzungen und Fachbegriffen E-Rechnung, ZUGFeRD oder XRechnung im UBL & CII Format?
UBL & CII
Die Abkürzungen UBL und CII stehen jeweils für Universal Business Language und Cross Industrie Invoice und sind im Wesentlichen XML-Syntaxen, die die EU-Norm EN 16931 abbilden. Dabei unterstützt XRechnung beide Syntaxen, während ZUGFeRD ausschließlich CII unterstützt.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland):
- Format: ZUGFeRD kombiniert einen menschlich lesbaren PDF/A-3-Standard mit einem maschinenlesbaren, codierten XML-Datensatz
- Inhalt: Die ZUGFeRD-Rechnung enthält sowohl eine PDF-Datei als auch eine XML-Datei. Die XML-Datei ist im PDF eingebettet, sodass beide Dateitypen beim Versand verschickt werden
- Übermittlung: ZUGFeRD-Rechnungen können über verschiedene Wege übermittelt werden, z. B. per E-Mail, Datenaustausch, Upload oder Download.
- Vorteile: Das ZUGFeRD-Format ermöglicht eine nahtlose Integration von maschinenlesbaren Daten in das menschenlesbare PDF. Es erleichtert die automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnung.
XRechnung:
- Format: Die XML-Rechnung enthält ausschließlich im XML-Format codierte Rechnungsdaten
- Inhalt: Es handelt sich um reine XML-Dateien mit der Dateiendung .xml3.
- Übermittlung: XML-Rechnungen können ebenfalls auf verschiedenen Wegen übermittelt werden.
- Vorteile: XML-Rechnungen sind standardisierte, maschinenlesbare Formate, die eine effiziente Verarbeitung und Integration in IT-Systeme ermöglichen.
Was bedeutet das für Sie als Unternehmen?
Zunächst steht die Beachtung des ersten Schrittes Rechnungseingang im Raum:
Sie müssen sich also zunächst in die Lage versetzen, E-Rechnungen zu empfangen. Denn Sie dürfen diese ab dem 01. Januar 2025 nicht mehr ablehnen. Das bedeutet zum einen, technische Aufrüstung, damit Sie diese Formate lesen, erfassen und verbuchen können. Zum anderen bedeutet das, dass Sie künftig bis spätestens 2028 auch die Erstellung dieser E-Rechnungsformate beherrschen müssen. Dazu gibt es einige Regeln zu beachten und einige Fragen zu beantworten, auf die wir hier näher eingehen möchten:
Müssen E-Rechnungen noch geprüft werden?
Definitiv ja. Denn genauso wie Rechnungen per Mail oder Papier können auch elektronische Rechnungen Fehler, Unstimmigkeiten, Abweichungen und natürlich auch EN16931-Regelverstöße enthalten. E-Rechnungen sind kein EDI, in dem die Rechnungsprüfung entfallen kann. Hier muss auch der Erstellungsprozess für E-Rechnungen am Markt gängiger werden. Es wird sicher noch etwas Zeit in Anspruch nehmen, bis jedes Unternehmen fehlerfreie E-Rechnungen erzeugen kann. Aus unserer Erfahrung ist eine Prüfung eingehender E-Rechnungen vor dem Buchungsvorgang unerlässlich, dazu kann der bestehende Eingangskanal für PDF-Rechnungen funktional erweitert und verwendet werden.
Für wen gilt die Pflicht und ab wann?
Elektronische Rechnungen sind in Deutschland bereits Pflicht, wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen. Wenn ein Unternehmen im B2B Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt und dafür eine Rechnung ausstellt, kann es ab 2025 nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form die Rechnung ausgestellt wird. Es muss sich zwingend um eine sogenannte elektronische Rechnung handeln. Die neuen Regelungen für die Pflicht zur E-Rechnung gelten bereits ab dem 1.1.2025. Allerdings gibt es auch Übergangsfristen, um die Umstellung zu erleichtern:
Bis zum 31.12.2026 können Umsätze im Bereich B2B, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, noch in Papierform oder als PDF-Rechnungen übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt.
Bis zum 31.12.2027 ist dies auch für Umsätze im Jahr 2027 möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
Doch ab 2028 wird die elektronische Rechnung dann tatsächlich zwingend in allen Bereichen zur Anwendung kommen.
Wenn Sie ein Projekt planen
Wann müssen welche Schritte eingeleitet werden, damit Sie rechtzeitig fertig sind?
Die Uhr tickt unaufhörlich für Unternehmen, die sich noch mitten in der Umstellung ihrer Rechnungsprozesse auf digitale Formate befinden. Die Implementierung einer ganzheitlichen Lösung für Eingangsrechnungen allein nimmt etwa 3 Monate in Anspruch. Dazu kommt möglicherweise noch die Phasen einer Lastenhefterstellung und ein Auswahl- bzw. Beschaffungsprozess mit ca. 1,5 Monaten. Ein weiterer kritischer Punkt ist das oft fehlende, revisionssichere Archiv. Ein solches ist für E-Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben, und seine Beschaffung, Installation sowie Inbetriebnahme beanspruchen in der Regel weitere 1,5 Monate. Rechnet man noch die Wahl für den optimalen Zeitpunkt einer Implementierung hinzu, bleibt nicht mehr viel Zeit übrig. Den während dem Abschluss des Geschäftsjahres z.B. werden solche Projekte nicht gerne umgesetzt.
Angesichts dieser Herausforderungen ist es entscheidend, dass Unternehmen ihre Ressourcen effizient planen und mögliche Stolpersteine frühzeitig identifizieren. Ein strukturierter Projektplan, der sowohl die internen Abläufe als auch externe Faktoren wie gesetzliche Anforderungen und Ferienzeiten berücksichtigt, kann entscheidend dazu beitragen, den Übergang zu digitalen Rechnungsprozessen erfolgreich zu meistern.
Einfache Erweiterung mit dem DPS eInvoice Reader
Wenn Sie bereits DPS Invoice nutzen, bieten wir eine einfache Erweiterungslösung. Mit dem DPS eInvoice Reader können Sie eingehende ZUGFeRD oder XRechnungen in Ihren normalen Eingangsrechnungsprozess schnell und nahtlos in den bestehenden Eingangsrechnungsprozess integrieren. Sie werden als User oftmals nicht bemerken, um welches Format es sich handelt, da alle Rechnungsformate denselben Erfassungs- und Prüfungsprozess durchlaufen. DPS kümmert sich darum, dass gescannte Dokumente, PDF oder XML Rechnungen einheitlich erfasst und gegen Ihre Stammdaten geprüft werden. Auch die Visualisierung der elektronischen Rechnung, falls eine Prüfung nötig ist, übernimmt unser Validierungsclient für Sie. So werden auch kryptische XRechnungen für das menschliche Auge visualisiert.
Weitere Informationen zum DPS eInvoice Reader erhalten Sie hier: Fact Sheet E-Rechnung Pflicht 2025
Umsetzung in Ihrem Unternehmen
Wir unterstützen Sie gerne, sei es bei der Umsetzung der E-Rechnung Pflicht mit DPS eInvoice Reader oder bei allgemeinen Fragen zu DPS Invoice. Erhalten Sie wertvolle Einblicke in die praktische Umsetzung der einzelnen Phasen der elektronischen Rechnungspflicht in unserer Webinaraufzeichnung “Bereit für die E-Rechnung”. Für tagesaktuelle Informationen zu neuen Beschlüssen besuchen Sie am Besten die Seiten der Bundesregierung sowie des Bundesministeriums des Innern und für Heimat. Spezielles Wissen zur deutschen E-Invoice Branche erhalten Sie beim Expertenverband elektronische Rechnungen. Wenn Sie nach Veranstaltungen und weiteren Informationen zu diesem Thema suchen, empfehlen wir Ihnen die IHK Darmstadt. Sie haben noch Fragen oder sind unschlüssig, ob DPS eInvoice Reader die richtige Lösung für Sie ist? Dann kontaktieren Sie uns gerne!
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