Das nächste Level in der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit DPS Invoice

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Die Rechnungsverarbeitung gehört mit gesetzlichen Anforderungen zu den kaufmännischen Prozessen, deren Digitalisierung und automatisierten Verarbeitung bereits weit fortgeschritten ist. Mit neuen gesetzlichen Anforderungen, wie die Einführung der E Rechnungspflicht im B2B Bereich in Deutschland, ergeben sich jedoch immer wieder neue Herausforderungen für die Verarbeitung eingehender Rechnungen.

Rechnungsverarbeitung digitalisieren

Mit unserer neuesten Version heben wir die Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit DPS Invoice auf das nächste Level. In unserem Webinar zeigten wir in einer live Demo, warum sich ein Update auf die neueste Version lohnt, welche Vorteile unsere neuesten Features bereithalten und warum es sich lohnt, den Umstieg auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit DPS Cloud Invoice in Erwägung zu ziehen.

Vorteile der automatisierten Verarbeitung von eingehenden Rechnungen

Die Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung sind bereits bekannt, dabei sind Zeit- und Kostenersparnis nur der Anfang. Durch den Einsatz modernster Technologien werden menschliche Fehler minimiert und folglich die Datenqualität verbessert. Mitarbeiter können sich statt quälender Datenerfassung auf Ihre wertschöpfenden Kernaufgaben konzentrieren. Nicht zuletzt sorgt die zentrale Datenerfassung für mehr Transparenz und vollständige Archivierung.

Prozess für die Rechnungsverarbeitung DPS Invoice

Zukunftssicher mit der Verarbeitung elektronischer Rechnungen

Wir verbessern die Verarbeitung elektronischer Rechnungen und unterstützen auch die neuesten Formate für ZUGFeRD und XRechnung. Mit DPS Invoice 2022.3 können Sie Ihre Rechnungen in diesen Formaten empfangen, verarbeiten und versenden, was die Kompatibilität und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet. Gleichzeitig gibt es keinen Systembruch zwischen PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, Papierdokumenten und eInvoice. Wir sind Multi-Channel Inputfähig und verarbeiten die Eingangsrechnungen unabhängig vom Datenformat im gleichen Prozess mit denselben Prüfungen.

“Gerade in der Verarbeitung von Rechnungen ist es wichtig, alle Dokumente gleich zu verarbeiten, egal ob es sich um eine XRechnung, ein PDF in einer E-Mail oder eine Rechnung aus Papier handelt.”

Neben Rechnungen und Gutschriften werden nun auch Mahnungen automatisch erkannt und als solche kategorisiert weiterverarbeitet. Damit minimieren wir Ihr Risiko von Verzögerungen oder Zahlungsversäumnissen.

Verbesserungen im Daten Matching für die Rechnungsfreigabe

Durch den Abgleich mit aktuellen Stamm- und Bewegungsdaten stellen wir bei allen Rechnungen – auch eInvoice-Formaten – sicher, dass die Kreditor-Daten mit dem Rechnungsbeleg übereinstimmen. Es wird auch sichergestellt, dass die berechneten Positionen mit den bestellten bzw. gelieferten Waren übereinstimmen und die Freigabe der Rechnung erfolgen kann. Ist die Kontierung bereits in der Bestellung hinterlegt, kann die Kontierung auch direkt automatisiert erfolgen. Der Import Ihrer Stammdaten erfolgt mehrmals täglich und enthält aktuelle Datenprüfungen. Während ein Beleg manuell validiert wird, erfahren die Benutzer direkt, ob gerade ein neuer Import läuft. So wird sichergestellt, das ein Dokument nicht mit veralteten Daten verifiziert wird. Fällt beispielsweise bei der Erkennung eines neuen Belegs auf, dass die Adresse des Kreditors sich geändert hat, kann dies in den Stammdaten aktualisiert werden und nachfolgende Belege direkt mit den neuen Stammdaten abgeglichen werden.

Report zur Analyse und gezielten Verbesserung der Automatisierungsraten

In unserer neuen Version bieten wir Business Intelligence Dashboards mit de DPS BI Reporter, um Ihre Erkennungsraten bis auf Feldebene z.B. pro Kreditor, Eingangskanal oder anderen Merkmalen und damit den Erfolg Ihres Systems zu messen. Damit können die Automatisierungsraten während der Projektphase und danach laufend überwacht, Ursachenanalysen erhoben und Optimierungen für möglichst hohe Dunkelverarbeitungsraten vorgenommen werden.

Wir haben unserer Benutzeroberfläche einen neuen Look verpasst.

Last but not least – wir haben unserer Benutzeroberfläche einen neuen Look verpasst. Mit einem frischen Design, neuen Farben und optimierter Hilfefunktion wird die Nutzung der Software noch intuitiver. Die Optimierung des Selbstlernens und der erneuten Extraktion beispielsweise bei aktuellen Stammdaten, ermöglicht es, die Benutzer noch mehr in den Prozess miteinzubeziehen und ermöglichen höchste Automatisierungsraten.

Benutzeroberfläche DPS Invoice

Fehler können nie völlig vermieden werden, aber mit unserem verbesserten Fehlerhandling werden sie leichter erkannt und behoben. Die erweiterte Anwenderhilfe bietet klare und verständliche Informationen zur Benutzeroberfläche für die manuelle Validierung und Korrektur der eingehenden Rechnungen. Auch individuelle Informationen Ihres Fachbereichs können einfach hinterlegt werden, um die Kommunikation intern zu vereinfachen.

Dies in aller Kürze – Details dazu gab es bereits in unserem Live-Webinar* vom 12. September. Sie haben unser Webinar mit Marcus und Fabian verpasst?

Die dazugehörigen Slides gibt es hier:

Mit Klick auf das Video können Sie sich direkt anmelden und das einstündige Webinar (die erwähnten Events liegen möglicherweise bereits in der Vergangenheit) ansehen.

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Was
bedeutet
BPM?

BPM wird in der Regel von Unternehmensanalytikern durchgeführt, die über Fachwissen in der Modellierungsdisziplin verfügen, oder von Fachexperten, die über spezielle Kenntnisse der zu modellierenden Prozesse verfügen, oder häufiger von einem Team, das aus beiden besteht. Alternativ kann das Prozessmodell auch direkt aus digitalen Spuren in IT-Systemen (wie Ereignisprotokollen) mithilfe von Process-Mining Tools abgeleitet werden.

Überwiegend im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements, der Softwareentwicklung oder der Systementwicklung eingesetzt, ist die – meist graphische – Tätigkeit der Erfassung und Darstellung von Geschäftsprozessen eines Unternehmens (also deren Modellierung), damit die vorhandenen Geschäftsprozesse analysiert, sicher und konsistent angewendet, verbessert oder automatisiert werden können.