Lieferscheine digitalisieren – Die Vorteile für effizientere Prozesse im Wareneingang

Was verbinden Sie mit Lieferscheinen und dem Wareneingang? Wahrscheinlich große Lagerhallen, Personen mit Klemmbrettern oder Barcode-Scannern, Hochlagerregalen und Staplern, die durch die Gänge fahren. Wareneingänge mit einer hohen Anzahl an eingehenden Paketen am Tag können schnell zur Herausforderung werden. Auch für die Administration der Lieferscheine. Dafür braucht es neben einer gut organisierten Logistik auch übersichtliche Verwaltungsprozesse im Hintergrund, um den großen Stapel eingehender Lieferscheine, Gelangensbestätigungen und Co. effizient verarbeiten zu können.

Zeitintensive Prozesse durch die Verarbeitung von Lieferscheinen und Co.

Der kaufmännische Prozess, parallel zum Wareneingang, wird angestoßen durch Lieferscheine, Gelangensbestätigungen oder andere Warenbegleitscheine. Diese Dokumente werden mit Ankunft der Ware digital über einen Barcode zur Verfügung gestellt, per E-Mail versendet oder als Papierdokument entnommen und mit einem Barcode versehen. Danach erfolgt die Erfassung im Logistikbüro, die häufig noch manuell erfolgt und zu hohen Papierstapeln, vollen E-Mail-Postfächern und langen Warteschlangen beim Wareneingang führen kann.

Anschließend erfolgt die eigentliche Wareneingangskontrolle und Bestätigung der gelieferten Waren und Mengen. Falls bereits vorhanden, wird hier gerne ein Abgleich mit der Bestellung vorgenommen. Erst dann wird der Wareneingang verbucht.

Diese zeitintensiven Prozesse führen dazu, dass bei rein manueller Erfassung, die Warenannahme bis zu 10 Stunden dauert! Die große Gefahr dabei ist: Der Wareneingang kann nicht am selben Tag erledigt werden und rutscht unter Umständen auf den nächsten Tag. Dies führt zu Verzögerungen und vielleicht sogar zu Störungen im Betriebsablauf.

Mehr Effizienz durch Digitalisierung von Lieferscheinen, Gelangensbestätigungen und Co.

Lieferscheine werden bereits häufig in digitaler Form mitgegeben. Oftmals werden Sie aber auch noch als PDF per E-Mail mit der Ware verschickt oder kommen als Warenbegleitschein in Papierform beim Empfänger an. Für die Digitalisierung werden die Papierdokumente zunächst eingescannt, mittlerweile gerne auch mit dem Smartphone.
Die Lieferscheine und Gelangensbestätigung müssen vor der eigentlichen Prüfung der Ware erfasst und auf ihre Richtigkeit geprüft werden, unabhängig davon, ob sie per E-Mail oder als Papierdokument eingegangen sind. Dazu kommen Prozesse inklusive OCR, Extraktions-Technologien, Fachlogiken und mittlerweile vermehrt auch KI-Technologien zum Einsatz. Auch der Abgleich mit hinterlegten Stammdaten findet bereits hier statt. Das vereinfacht die Weiterverarbeitung und vermeidet Fehler im ERP-System. Die automatisch verifizierten Daten landen entweder direkt im ERP-System oder können über eine Benutzeroberfläche direkt vom Personal im Wareneingang geprüft werden. Erst dann werden sie an das nachgelagerte Warenwirtschaftssystem übergeben.

Die Vorteile der digitalen Lieferscheine Verarbeitung

Einige Vorteile wie die Zeitersparnis und Fehlerreduktion sind offensichtlich, aber es gibt noch mehr Gründe für die Digitalisierung von Lieferschienen und Gelangensbestätigungen:

Zeitersparnis:

Durch den Wegfall der manuellen Bearbeitung von Papierdokumenten und E-Mails und des aufwändigen Abgleichs mit Stamm- und Bewegungsdaten ergibt sich eine erhebliche Zeitersparnis. In Zeiten zunehmenden Ressourcen- und Fachkräftemangels sowie steigender Komplexität in Bearbeitungsvorgängen kann dies einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Fehlerreduktion:

Die automatische Erfassung von Lieferscheinen und Gelangensbestätigungen beinhaltet zahlreiche Prüfungen und fachliche Entscheidungen. So wird sichergestellt, dass keine falschen Daten im führenden System landen. Und natürlich werden auch Tippfehler und Datenverwechslungen vermieden.

Verbesserte Datenverwaltung und Rückverfolgbarkeit:

Digitalisierte Lieferscheine und Gelangensbestätigungen werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar, was einen sofortigen Zugriff auf benötigte Dokumente gewährleistet. Die digitale Form ermöglicht eine einfachere und genauere Nachverfolgung von Lieferungen.

Kosteneinsparungen:

Durch schnellere und schlankere Prozesse im Wareneingang reduzieren sich auch die Kosten und der Mehraufwand, der durch langwierige manuelle Prozesse entsteht.

Verbesserte Transparenz:

Digitale Lieferscheine erhöhen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten. Der Wareneingang kann wesentlich einfacher mit den Bestelldaten abgeglichen werden. Durch die direkte Übermittlung des Wareneingangs können zudem auch Abrechnungsprozesse ohne Zeitverlust angestoßen werden. Denn Rechnungen liegen mittlerweile bereits vor dem Wareneingang vor, für die Verbuchung und Bezahlung der Rechnung wird jedoch der Wareneingang abgewartet.

Effizienzsteigerung:

Digitale Lieferscheine verbessern die betrieblichen Abläufe und beschleunigen den gesamten Wareneingangsprozess.

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