Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 01. Januar 2025 offiziell in Kraft und betrifft inländische Unternehmen. Sie müssen seit Anfang des Jahres den Empfang einer E-Rechnung gewährleisten. Für den Versand von E-Rechnungen bestehen bis 2028 noch Übergangsregelungen. Diese gesetzliche Veränderung hat erhebliche Auswirkungen auf den Rechnungsverkehr und die digitale Transformation vieler Unternehmen. Trotz der Verpflichtung gibt es noch zahlreiche Herausforderungen bei der Umsetzung beim Empfang einer E-Rechnung. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf den aktuellen Status, die Herausforderungen und mögliche Lösungen zur effizienten Verarbeitung von eingehenden E-Rechnungen in Deutschland.
Was bedeutet die Pflicht zum Empfang der E-Rechnung?
Die Pflicht zum Empfang bedeutet, dass Unternehmen nun gesetzlich verpflichtet sind, E-Rechnungen zu empfangen. Im Gegensatz zur bisherigen Praxis, bei der der Empfang von E-Rechnungen oft freiwillig war, müssen Unternehmen nun sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, diese elektronischen Rechnungen zu verarbeiten.
Rechnungsdaten, die in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML-Datei) übermittelt werden, sind in diesem Datenformat grundsätzlich nicht menschenlesbar, sondern erst nach einer Visualisierung, z. B. mithilfe einer entsprechenden Anwendung.
Nach der bisherigen Verwaltungsauffassung erforderte das Merkmal „Lesbarkeit“, dass die Rechnung für das menschliche Auge lesbar ist. Bisher war bei ZUGFeRD der für das menschliche Auge lesbare Bildteil vorrangig. Mit Einführung der obligatorischen E-Rechnung kehrt sich dieses Verhältnis um. „Lesbar“ bezieht sich nunmehr darauf, dass die Datei maschinenlesbar sein muss.
Bei einem hybriden Format bilden die im XML-Format vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen gehen die Daten des strukturierten Teils denen der Bilddatei vor. An der grundsätzlichen Zulässigkeit eines hybriden Formats ändert dies aber nichts.
Herausforderungen beim Empfang der E-Rechnung
So gut so einfach, doch die Praxis zeigt, dass der verpflichtende Empfang von elektronischen Rechnungen mit mehr Herausforderungen verbunden ist, als zuvor angenommen wurde. Zu den größten Herausforderungen gehören:
Bestehende Systeme verarbeiten keine E-Rechnungen
E-Rechnungen gehen seit dem 01. Januar in Unternehmen ein, diese sind jedoch nicht vorbereitet und das bestehende System kann die elektronischen XML-Formate nicht lesen und verarbeiten.
„Obwohl der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend ist, wird diese Form der Rechnung bisher in verhältnismäßig wenig Unternehmen genutzt. Die Einführung ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, zumal die Implementierung in verschiedene Geschäftsprozesse hineinreicht. Dennoch ist es wichtig, dass sich alle Unternehmen mit der E-Rechnung auseinandersetzen – und das nicht nur, um staatlichen Vorgaben gerecht zu werden. Einmal eingeführt kann sie helfen, Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen“, sagt Daniil Heinze, Referent für Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.
Es werden die Daten des PDF-Dokuments verarbeitet, obwohl eine E-Rechnung dabei ist.
Systeme können E-Rechnungen verarbeiten, es werden jedoch die Daten und nicht die XML-Daten vorrangig verifiziert. Gültig sind jedoch die Daten des XML-Dokuments. Diese können abweichen von denen der PDF-Darstellung.
Es gehen falsche E-Rechnungen ein und erzeugen Fehlermeldungen.
Häufige Fehler der falschen E-Rechnungen gehen auf unvollständige Angaben oder formale Fehler zurück. Auf dem ZUGFeRD-Entwicklertage in Bielefeld wurde in dem Zusammenhang eine Fehlerrate von bis zu 80% genannt! Diese zu prüfen und die Fehlerrate zu reduzieren wird die Aufgabe der nächsten Monate sein.
Weiterentwicklung DPS eInvoice Reader
Angesichts der Herausforderungen, die die E-Rechnung mit sich bringt, ist es entscheidend, die richtigen Lösungen zu implementieren, um den Prozess zu optimieren und die Fehlerquote zu minimieren.
TCG Process unterstützt Unternehmen bei der Einführung und Optimierung ihrer E-Rechnungsverarbeitung. Ob Bestandskunden oder Neukunden – wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die Ihnen helfen, die E-Rechnungspflicht erfolgreich umzusetzen und Ihre Prozesse zu digitalisieren. Mit DPS Invoice kann die Lösung unkompliziert um den DPS eInvoice Reader erweitert werden, wodurch die E-Rechnungsverarbeitung direkt in die bestehende Infrastruktur integriert wird.
Herausforderungen fehlerhafter E-Rechnungen systematisch begegnen
Eine der aktuell größten Herausforderungen ist die Vielzahl an fehlerhaft eingehenden E-Rechnungen. Die meisten sind nicht konform, daher muss es ihrem Unternehmen als Rechnungsempfänger möglich sein, adäquat und schnell zu reagieren. Die klassische Methode ist „Return to Sender“, also eine automatische Benachrichtigung des Rechnungsstellers mit der Bitte, die Rechnung richtig auszustellen und erneut zu senden. Nur richtige Rechnungen sollen auch direkt akzeptiert und automatisiert verarbeitet werden.
DocProStar Human in the Loop für maximale Flexibilität bei der E-Rechnungsverarbeitung
Unser Web-basierter Client – Human in the Loop – bietet genau die richtigen Optionen für eine einfache Handhabung der fehlerhaften und irgendwann hoffentlich richtig eingehenden Rechnungen. Für die Aussteuerung oder Ablehnung fehlerhafter E-Rechnungen bieten wir den automatisierten E-Mailversand aus dem Client heraus an.
Mit DPS eInvoice erhalten Sie eine moderne Gesamtlösung für alle Formate
- Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen in einer Umgebung
- Automatisierte Aussteuerung nicht konformer E-Rechnungen bequem über den User
- Intelligente Erkennung von Kreditor und Buchungskreis ohne EDI-Vereinbarung
- Automatische Zuordnung zu Bestellungen und Bestellpositionen
- Verfügbar On-Premise mit oder ohne Betreuung oder als Managed Service in der Cloud
- Erweiterbar auf andere Belegtypen auf derselben Plattform
Nächste Schritte und Timeline zur vollständigen E-Rechnungspflicht
Nach der E-Rechnung ist vor der E-Rechnung. Parallel zum Empfang von elektronischen Rechnungen gelten verschiedene Übergangsfristen für den Versand dieser Rechnungen. Wir haben einige hilfreiche Links zusammengestellt, über die Sie weitere Informationen einholen können.
Für aktuelle Informationen zu neuen Beschlüssen empfehlen wir Ihnen die Website des Bundesministeriums des Innern und für Heimat. Detaillierte Einblicke in die deutsche E-Invoice-Branche erhalten Sie beim Expertenverband elektronische Rechnungen. Eine umfassende Einführung in das Thema E-Rechnung bietet die Bitkom-Publikation 2024. Haben Sie noch Fragen oder sind unsicher, ob DPS eInvoice Reader die richtige Lösung für Sie ist? Kontaktieren Sie uns gerne!
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