Ihre Rechnungen bleiben in der Prüfung hängen, manuelle Freigaben bremsen Prozesse aus, und die Automatisierungsquote stagniert trotz moderner Software? Dann geht es Ihnen wie vielen Unternehmen: Die Dunkelverarbeitung, also die vollautomatische Verarbeitung ohne menschliches Eingreifen, erreicht nicht das gewünschte Niveau.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie systematisch die häufigsten Bremsen identifizieren und Ihre Dunkelverarbeitungsquote nachhaltig steigern können.
Das Problem: Warum Automatisierung nicht automatisch zu Dunkelverarbeitung führt
Viele Unternehmen investieren in OCR-Technologie, Workflows und KI-gestützte Dokumentenerkennung und sind dennoch frustriert. Denn trotz hoher Erkennungsraten landen Dokumente weiterhin zur manuellen Prüfung auf dem Schreibtisch. Die Gründe sind vielfältig:
- Veraltete oder fehlerhafte Stammdaten führen dazu, dass Lieferanten oder Artikel nicht zugeordnet werden können
- Zu strenge Validierungsregeln lösen bei kleinsten Abweichungen manuelle Prüfungen aus
- Regelbasierte Systeme stoßen bei ähnlichen Dokumentenlayouts an ihre Grenzen
- Unzureichende OCR-Qualität bei handschriftlichen Ergänzungen oder schlechter Bildqualität
- Mangelhafte Nachvalidierung verschlechtert die Lernfähigkeit des Systems
Was versteht man unter Dunkelverarbeitung?
Bevor wir in die Lösung einsteigen, ist es wichtig, drei zentrale Begriffe zu unterscheiden:
Erkennungsrate bezeichnet, wie viele Datenfelder (z.B. Rechnungsnummer, Betrag, Datum) korrekt aus einem Dokument extrahiert werden. Eine hohe Erkennungsrate ist Voraussetzung, aber keine Garantie für Dunkelverarbeitung.
Automatisierungsrate zeigt, welcher Anteil eines Prozesses ohne manuelle Eingriffe abläuft. Sie bezieht sich auf den gesamten Prozess oder einzelne Prozessschritte, nicht nur auf die Dokumentenerkennung.
Dunkelverarbeitung misst, welcher Anteil von Dokumenten vom Import bis zum Export vollständig ohne manuelle Eingriffe verarbeitet wird. Erst hier sprechen wir von echter End-to-End-Automatisierung.
Beispiel: Ihre OCR erkennt 95% aller Felder korrekt (hohe Erkennungsrate), aber nur 60% der Dokumente werden komplett automatisch verarbeitet (Dunkelverarbeitungsquote), weil bei 40% manuelle Prüfungen ausgelöst werden – etwa wegen fehlender Stammdaten oder überschrittener Toleranzschwellen.
Für eine durchgängige Dunkelverarbeitung müssen auch nachgelagerte Systeme wie DMS oder ERP einbezogen werden. In der Rechnungsverarbeitung wird häufig auch von Dunkelverbuchung gesprochen, die vollständige automatisierte Kontierung und Verbuchung, die in der Regel außerhalb der Orchestrierungsplattform erfolgt.
Die 5 wichtigsten Hebel zur Steigerung der Dunkelverarbeitung
1. Stammdaten optimieren
Gut gepflegte Stammdaten sind die Grundlage für hohe Dunkelverarbeitungsraten. Wenn Stammdaten aktuell und korrekt sind, können Informationen aus Dokumenten erfolgreich mit ERP-Systemen abgeglichen werden.
Konkrete Maßnahmen:
- Stammdaten regelmäßig prüfen und aktualisieren
- Dubletten identifizieren und bereinigen (z.B. mehrfach angelegte Lieferanten)
- Automatische Validierungsregeln implementieren, die inkonsistente Daten markieren
- Fehlende Stammdaten proaktiv ergänzen, bevor Probleme in der Verarbeitung auftreten
Praxistipp: Analysieren Sie, bei welchen Lieferanten oder Artikeln besonders häufig manuelle Eingriffe nötig sind. Oft zeigt sich, dass eine kleine Gruppe von Stammdatenproblemen einen Großteil der manuellen Arbeit verursacht.
2. Fachliche Prüfungen anpassen
Automatisierte Prüfungen sichern die Datenqualität aber: Je mehr Prüfungen und je strenger die Schwellwerte, desto häufiger landen Dokumente zur manuellen Kontrolle.
Konkrete Maßnahmen:
- Prüfen Sie, welche Validierungsregeln wirklich geschäftskritisch sind
- Definieren Sie sinnvolle Toleranzen (z.B. Preisabweichungen bis 5% automatisch freigeben)
- Unterscheiden Sie zwischen harten Fehlern (Verarbeitung stoppen) und Warnungen (Verarbeitung fortsetzen, aber markieren)
- Reduzieren Sie redundante Prüfungen, die keinen Mehrwert bringen
3. Moderne OCR-Technologie einsetzen
Moderne OCR-Technologien steigern die Genauigkeit der Feldextraktion erheblich, auch bei schlechter Bildqualität oder handschriftlichen Ergänzungen.
Technologische Möglichkeiten:
- KI-gestützte OCR-Engines für komplexe Layouts und unstrukturierte Dokumente
- Mehrsprachige Erkennung für internationale Lieferanten
- Adaptive OCR, die aus Korrekturen lernt und sich kontinuierlich verbessert
- Vorverarbeitung von Bildern (Entzerrung, Kontrastanpassung) für bessere Erkennungsqualität
4. KI-basierte Erweiterungen nutzen
KI-Layout-Klassifikation hilft besonders dann, wenn Stammdaten nicht geändert werden können oder sollen. Das System wird anhand von Dokumentenlayouts trainiert und lernt, Lieferanten oder Dokumenttypen automatisch zu identifizieren.
Weitere KI-Anwendungen:
- Automatische Dokumentenklassifikation (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift)
- Intelligente Datenextraktion aus unstrukturierten Dokumenten
- Anomalieerkennung zur Qualitätssicherung (z.B. ungewöhnliche Beträge)
- Lernende Zuordnungslogiken für Kostenstellen oder Kontierungen
5. Nachvalidierung gewissenhaft durchführen
Das System lernt aus der Nachvalidierung. Korrekte Nachvalidierung verbessert die Ergebnisse kontinuierlich, mangelhafte Nachvalidierung verschlechtert den Prozess langfristig.
Erfolgsfaktoren:
- Klare Richtlinien definieren: Wie sollen Felder korrigiert werden? Welche Toleranzen gelten?
- Mitarbeiter regelmäßig schulen und auf die Bedeutung korrekter Validierung hinweisen
- Qualität der Nachvalidierung überwachen: Werden dieselben Fehler immer wieder gemacht?
- Feedback-Schleifen einbauen: Automatisch erkannte Fehler sollten ins Training zurückfließen
Was Sie durch höhere Dunkelverarbeitung gewinnen
Die Steigerung der Dunkelverarbeitungsquote bringt messbare Vorteile:
Effizienzgewinn: Weniger manuelle Eingriffe bedeuten schnellere Durchlaufzeiten und geringere Personalkosten. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren statt auf Routineprüfungen.
Höhere Qualität: Automatisierte Prozesse reduzieren Fehlerquellen und erhöhen die Datenkonsistenz. Menschliche Tippfehler oder Übertragungsfehler werden vermieden.
Skalierbarkeit: Mit steigender Dunkelverarbeitung können Sie höhere Dokumentenvolumen bewältigen, ohne proportional mehr Personal einzustellen.
Transparenz: Vollautomatische Prozesse sind besser nachvollziehbar und dokumentiert. Sie wissen jederzeit, wo ein Dokument im Prozess steht.
Schnellere Abwicklungen: Kürzere Durchlaufzeiten ermöglichen es, beispielsweise Skonti zu nutzen und Lieferantenbeziehungen durch pünktliche Zahlungen zu stärken.
Welches Vorgehen wir unsere Kunden empfehlen, um höhere Dunkelverarbeitungsquoten zu erzielen:
Schritt 1: Optimierungspotenzial identifizieren
Analysieren Sie, wo manuelle Eingriffe notwendig sind und warum Dokumente nicht automatisch verarbeitet werden können. Nutzen Sie Analysetools für Transparenz.
Schritt 2: Passendes Servicepaket wählen
Wählen Sie zwischen Softwarepflege, Systembetrieb oder Full Managed Service, je nach Ihren Anforderungen und Ressourcen.
Schritt 3: Reporting etablieren
Implementieren Sie Dashboards für Echtzeit-Monitoring und Trendanalysen. Nur was gemessen wird, kann optimiert werden.
Schritt 4: Technologie-Erweiterungen einsetzen
Nutzen Sie KI-basierte Erkennungssysteme, moderne OCR-Technologien und intelligente Services für kontinuierliche Verbesserung.
Dunkelverarbeitung mit Octo steigern
Mit der Orchestrierungsplattform Octo haben Sie alle Werkzeuge an der Hand, um Ihre Dunkelverarbeitungsquote systematisch zu erhöhen:
- Transparentes Monitoring: Octo zeigt Ihnen in Echtzeit, wo Dokumente im Prozess hängen bleiben und welche Validierungen besonders häufig manuelle Prüfungen auslösen.
- Flexible Regelwerke: Sie können Validierungsregeln granular konfigurieren und jederzeit anpassen – ohne Programmierung, nach Low-Code-Prinzipien.
- KI-Integration: Octo orchestriert KI-Services für intelligente Dokumentenklassifikation, Layouterkennung und kontinuierliches Lernen aus Korrekturen.
- End-to-End-Automatisierung: Von der Dokumentenerfassung über die Verarbeitung bis zur Übergabe an ERP oder DMS, Octo sorgt für durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.
- Business Intelligence: Mit integriertem Reporting analysieren Sie Erkennungsraten, Durchlaufzeiten und Dunkelverarbeitungsquoten auf allen Ebenen.
Automatisierung und Dunkelverarbeitung live
Wenn Sie mehr über unsere Tipps und Tools zu Automatisierung und höherer Dunkelverarbeitung in Ihren Prozessen erfahren möchten, ist die Webinaraufzeichnung genau das Richtige für Sie.
Individuelle Optimierung statt pauschaler Checks
Dunkelverarbeitung funktioniert nicht nach Schema F. Deshalb starten wir mit einem persönlichen Erstgespräch, in dem wir Ihre Ausgangssituation und Zielsetzung verstehen. Darauf aufbauend entwickeln wir ein maßgeschneidertes Analyse- und Optimierungspaket (DL berechnen nach Aufwand).
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