Success Story

Gemeinsam stark für die Zukunft

Die Würth-Gruppe automatisiert mit der TCG Process eingehende Kundenbestellungen.

Ausgangssituation und Zielsetzung

Die Adolf Würth GmbH & Co. KG ist das Mutterunternehmen sowie größtes Einzelunternehmen der global tätigen Würth-Gruppe. Die Würth-Gruppe ist Weltmarktführer in der Entwicklung, Herstellung und dem Vertrieb von Montage- und Befestigungsmaterial, besteht aktuell aus über 400 Gesellschaften und ist in 80 Ländern beheimatet. Weitere Informationen zur Würth-Gruppe finden Sie hier.

Zahlen, Daten und Fakten zur Adolf Würth GmbH & Co. KG:

Niederlassungen

Mitarbeitende

Umsatz in 2023

0 Mio.

Jeden Tag verarbeitet Würth unzählige Kundenbestellungen, die über unterschiedlichste Kanäle eingehen. Dabei ist eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung essenziell. Hier kommt die TCG Process GmbH als Experte in der Geschäftsprozess-Automatisierung ins Spiel. Die Ziele und die gemeinsame Vision wurden schnell klar:

Fehleranfällige und langwierige Prozesse bei der Bestellungserfassung automatisieren.

In der Ausgangssituation wurden Kundenbestellungen noch manuell erfasst. Bei einer Bestellung mit 30 Positionen wurde dabei ein ca. 20-minütiger Prozess zur Bestellerfassung angestoßen. Damit dieser Prozess automatisiert werden konnte, brauchte es ein effizientes System, welches zudem mit Informationen aus dem führenden SAP-System angereichert werden konnte.
Eine automatisierte Abwicklung sämtlicher Kundenbestellungen ist für Würth mit einer Vielzahl an Kunden ein großer Wettbewerbsvorteil: Die Durchlaufzeiten der Dokumentenverarbeitung sollten verkürzt, Fehlerraten minimiert und damit die Kundenzufriedenheit gesteigert und die Effizienz der gesamten Unternehmensgruppe erhöht werden.

„Um weiter Marktführer zu bleiben, sind smarte Lösungen für die Prozessautomatisierung von entscheidender Bedeutung für unsere interne Organisation.“

Ina Setzer, Projektmanagerin Digitalisierungsprojekte Würth

Spezifische Anforderungen der Würth-Gruppe & ihrer Tochtergesellschaften erfüllen.

Aufgrund der Menge von Würth Gesellschaften, bestand die besondere Herausforderung darin, die individuellen Anforderungen einer jeweiligen Gesellschaft zu berücksichtigen und unter einen Hut zu bringen. Im Fokus stand neben der Benutzerfreundlichkeit die Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit der Softwarelösung, dass die Plattform skalierbar für den gesamten Konzern nutzbar ist. Zudem sollte das Projekt in einem gemeinsamen Team mit Fokus auf dem Enablement der Würth MitarbeiterInnen stattfinden.

Anpassungsfähigkeit

Die Software ist höchst anpassungsfähig und integrierbar in die bestehende Infrastruktur.

Skalierbarkeit

Die sukzessive Anbindung weiterer Würth-Gesellschaften setzt eine skalierbare Plattform voraus.

Web-Client

Anpassungen werden in einem individuellen Client abgebildet, über den alle Informationen zu Kunden und Artikeln verfügbar sind.

Projektteam

Die Implementierung erfolgt gemeinsam mit Ansprechpartnern bei TCG und Würth für das Roll-out der Lösung.

Erweiterbarkeit

Zusatzfelder, Vergleichstabellen und Prüflogiken, die speziell an die Würth-Gesellschaften angepasst werden.

Vom Pilotprojekt zum Roll-out

Auf Grundlage unserer Lösung DPS Order basierend auf DocProStar haben wir das maßgeschneiderte Tool „AutoDok“ für die Würth-Gruppe entwickelt. Ein bedeutender Vorteil der Softwarelösung ist der generische Ansatz des Standardprodukts DPS Order. Der grundlegende Prozess für die automatisierte Verarbeitung von Bestellungen diente als Basis. Die individuellen Anpassungen, die bei den verschiedenen Würth Gesellschaften erforderlich sind, konnten während des Projekts direkt vorgenommen werden.

DPS Order ist unsere Standardlösung zur Automatisierung eingehender Bestellungen. Die Prozessapplikation sorgt für höchste Automatisierungsraten in der Verarbeitung von eingehenden Bestellungen. Die Lösung beinhaltet neben Texterkennung und Extraktion der relevanten Daten auch die automatische Validierung anhand einer Vielzahl von Prüfregeln. Über Schnittstellen erfolgt während der Verarbeitung der Abgleich mit Stammdaten aus dem führenden System (z.B. ERP). Falls manuelle Validierung erforderlich ist, steht ein benutzerfreundlicher Web-Client zur Verfügung und erhöht die Automatisierungsraten dank integrierter Selbstlernfunktion. Anpassungen des DPS Order Standards an die jeweiligen Kundenbedürfnisse bieten wir über ein umfangreiches Portfolio an Zusatzmodulen.

Hier können Sie die Produktbeschreibung für DPS Order herunterladen.

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Nach dem Erstkontakt folgte rasch die Testphase mit den ersten Anpassungen der DPS Order Lösung. Im Sommer 2021 folgte die erste Produktivnahme der angepassten Software. Ein Jahr später folgte der Roll-out für die ersten Key Accounts und dann sukzessive der Roll-out der Niederlassungen sowie Erweiterungen über die Automatische Dokumentenerfassung hinaus.

Die maßgeschneiderte Bestellverarbeitungslösung beinhaltet viele spezielle Features.

Durch die Anforderungen von Würth an Import, Usability, die Erhöhung der Automatisierung, notwendige Logiken und die Integration an SAP sowie die Erweiterung auf Tochtergesellschaften und Niederlassungen entstand eine Vielzahl an neuen Features:

Automatischer Import der Kundenbestellungen erfolgt über verschiedene E-Mail Postfächer
Erweiterungsmöglichkeiten um eine Unbegrenzte Anzahl an Usern und E-Mail Postfächern für die weiteren Würth Niederlassungen und Tochtergesellschaften
Intuitiver Web Client zur einfachen Validierung der Belege, angepasst und erweitert um Würth-spezifische Felder wie die interne Produktnummer
Auslesen der Kundennummer aus dem E-Mail-Betreff

Hocheffiziente Erkennung, basierend auf Daten wie Kunden- und Artikelstammdaten, zur Bestimmung des passenden Datensatzes
Automatische Steigerung der Automatisierungsraten durch Maschinelles Selbstlernen im Hintergrund ohne zusätzliche Benutzeraktion
Automatische Zuordnung an BearbeiterInnen oder Personenkreise beispielsweise durch Mapping

Richtige Zuordnung der Würth spezifischen und teils sehr komplexen Produktnummern
Kundenbasierte Anpassung, ob die Lieferadresse zur Kundenadresse wird und umgekehrt
Unterschiedliche Logiken zur Mengeneinheit
Automatische Prüfung, ob der Gesamtwert der Warensendung der Summe der Positionen entspricht
Automatische Erkennung und Umwandlung der Kalenderwoche in ein Datumsformat

Direkter Export in das Zielsystem SAP über eine SAP RFC Schnittstelle
Flexible Hinzunahme mehrerer Mandanten (Gesellschaften) auf unterschiedlichen Prozessen auf der gemeinsam genutzten DPS Plattform

Ergebnisse und Nutzen

Mit der Einführung der automatisierten Bestellverarbeitung konnte Würth schon nach kurzer Zeit 90% der Verarbeitungszeit für die eingehenden Bestellungen in den Abteilungen einsparen, in denen AutoDok genutzt wird.
Die langwierige manuelle Verarbeitung in der „alten Welt“ konnte mithilfe der DPS Order Lösung und dem intuitiven Web-Client auf zwei Minuten reduziert werden.

„Es werden jetzt alle relevanten Daten sofort nach dem Eingang der Kundenbestellung erfasst und die Bestellung wird automatisch in SAP angelegt.“

Ina Setzer

Über 20.000 Kundenbestellungen konnten im Jahr 2023 bereits über die AutoDok Lösung verarbeitet werden. Damit ist der Grundstein für weitere Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte in Zusammenarbeit mit der TCG Process gelegt. Bereits im Projektverlauf hat das Würth-eigene Projekt- und Supportteam einen Großteil der Expertise aufgenommen. So kann Würth inzwischen völlig eigenständig das Onboarding für weitere Tochtergesellschaften und Niederlassungen übernehmen.

Auch die Betreuung und ein Großteil der Supportfälle kann Würth-intern erledigt werden. Wir von der TCG stehen für Erweiterungen und in einzelnen Supportfällen als Hilfestellung zur Verfügung. Laut Ina Setzer kann sich „erst durch unsere gut geschulten Kolleginnen und Kollegen die volle Wirkung des Systems entfalten. Das Onboarding, Schulungen und Support laufen dank unseres eigenen IT-Teams für die AutoDok Lösung absolut reibungslos.“

Mit der Nutzung des DPS BI Reporters steht Würth zudem unser Business Intelligence Tool zur Verfügung. Dieses zeigt die Leistungsfähigkeit und die aktuellen Erkennungsraten des Systems. Dadurch werden Potenziale für Verbesserungen direkt aufgedeckt und können mit konkreten Maßnahmen umgesetzt werden. Automatisierungsfortschritte und Nutzen des Systems werden tagesgenau visualisiert.

Alle Vorteile der automatisierten Bestellverarbeitung auf einen Blick:

Zeitersparnis

Deutliche Reduktion der Bestelldurchlaufzeit von 18 auf 2 oder 0 Minuten mit Dunkelverarbeitung

Enablement

Würth IT Team kann eigenständig Schulungen und Onboarding weiterer Mandanten auf das System durchführen

Multi-Tenant

Plattform wird für die Verarbeitung von unterschiedlichen Dokumenten genutzt: Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen usw.

Effizienz

Durch Nutzung eines einzigen Systems profitiert Würth von besserem Zugang zu Informationen, schnelleren Prozessen und einheitlichen Arbeitsabläufen

Weniger Fehler

User werden nur wenigen Fällen in die Bestellverarbeitung involviert und prüfen mit dem intuitiven Web-Client nur die Felder, die nicht automatisch erkannt werden.

Hinter den Kulissen: Exklusive Einblicke im Webinar mit Würth

Zusammen mit Würth haben wir in einem Webinar detailliert und schrittweise erläutert, wie wir die spezifischen Anforderungen erfolgreich umgesetzt haben. Die Aufzeichnung zu diesem Webinar mit tiefen Einblicken und praxisorientierten Tipps steht Ihnen hier zur Verfügung:

Ausblick

Unsere Multi-Tenant-Plattform DPS ist flexibel erweiterbar um weitere Prozessapplikationen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Geplant ist konkret die Einführung einer EDI-Validierung und Verarbeitung von Lieferantenanfragen. In 2024 steht für Ina Setzer’s Team außerdem als weiterer großer Schritt der Roll-out auf weitere Gesellschaften und etwa 400 Niederlassungen an. Neben der Verarbeitung der Kundenbestellungen können auch andere Dokumenttypen wie Angebote oder Rechnungen für die internationalen Würth Gesellschaften mit DPS automatisiert werden oder sogar weitere Geschäftsprozesse abseits der kaufmännischen Dokumente.

„Mit DPS haben wir eine großartige Basis geschaffen, um Prozesse aller Art für die Würth-Gruppe automatisiert abzubilden. Dies führt uns zu anderen Dokumenttypen wie beispielsweise in die Angebotswelt, aber auch völlig neue Prozesse wie die Anbindung für EDI Clearingfälle.“

Martin Ciupke, Head of Electronic Data Interchange bei Würth IT

Würth und TCG erleben die Zusammenarbeit als sehr angenehm und zielführend. Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei in der engen Teamarbeit zwischen den Projektverantwortlichen. Durch klare und schnelle Kommunikation ist eine zeitnahe Umsetzung der definierten Anforderungen möglich. Als TCG liegt unser Fokus auf der Einzigartigkeit des Kunden. Die Key Learnings kurz zusammengefasst sind:

Enge Zusammenarbeit der Projektverantwortlichen
Klare und schnelle Kommunikation
Anpassung an die individuellen Kundenbedürfnisse
Nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft

Die individuellen Bedürfnisse von Würth zu kennen und zu verstehen, war mitentscheidend für diese Erfolgsgeschichte.

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