Sofort (bis zu 30 Tage): Dokumenteneingang digitalisieren
☐ E-Mail-Postfach strukturieren: Richten Sie separate E-Mail-Adressen für verschiedene Anliegen ein (beschwerden@, rechnungen@, vertraege@) und automatisieren Sie die Weiterleitung.
☐ Dokumententypen kategorisieren: Erstellen Sie eine einfache Ordnerstruktur für die häufigsten Dokumente (Rechnungsreklamationen, Vertragsänderungen, Beschwerden).
☐ Standard-Antwortvorlagen definieren: Entwickeln Sie Textbausteine für die 5 häufigsten Kundenanfragen – das spart sofort 30-50% Bearbeitungszeit.
☐ Bearbeitungszeiten messen: Dokumentieren Sie 1 Woche lang die Zeiten für manuelle Dokumentenbearbeitung als Baseline für Verbesserungen.
☐ Scan-to-Email einrichten: Konfigurieren Sie Ihre Kopierer so, dass eingescannte Dokumente direkt an die richtige E-Mail-Adresse gesendet werden.
Kurz- bis mittelfristig (1-3 Monate): Erste Automatisierungen umsetzen
☐ OCR-Software implementieren: Nutzen Sie einfache OCR-Prozesse, um Text aus eingescannten Dokumenten automatisch zu extrahieren – reduziert manuelle Dateneingabe um 60-80%. Unsere OCR Technologie arbeitet übrigens KI-basiert und kann für beliebige Prozesse genutzt werden.
☐ E-Mail-Regeln erstellen: Automatisieren Sie die Sortierung eingehender E-Mails nach Absender, Betreff oder Anhang-Typ.
☐ Digitale Formulare einführen: Ersetzen Sie die 3 häufigsten Papierformulare durch Online-Versionen mit automatischer Datenübertragung.
☐ Ersten Workflow für beispielsweise Reklamationen standardisieren: Definieren Sie einen festen Stufen-Prozess für die eingehenden Rechnungsreklamationen.
☐ Dashboard für Dokumentenvolumen erstellen: Visualisieren Sie täglich eingehende Dokumente, um Spitzenzeiten zu identifizieren und Kapazitäten zu planen. Wir bieten dafür z.B. Business Intelligence Dashboards.
Mittelfristig (3-6 Monate): Intelligente Verarbeitung einführen
☐ KI-basierte Dokumentenklassifikation testen: Pilotieren Sie einfache Prozesse mit KI-Tools und regelbasierten Technologien, die automatisch zwischen Beschwerden, Reklamationen und Vertragsanfragen unterscheiden.
☐ Automatische Datenextraktion implementieren: Lassen Sie Kundennummern, Rechnungsbeträge und Adressen automatisch aus Dokumenten extrahieren.
☐ Integration mit Bestandssystemen: Verbinden Sie Ihre Dokumentenverarbeitung mit dem CRM-System für automatische Kundenzuordnung.
☐ Eskalationsregeln definieren: Automatisieren Sie die Weiterleitung komplexer Fälle an Spezialisten basierend auf Schlüsselwörtern oder Dokumententyp.
☐ Mobile App für Außendienst: Ermöglichen Sie Technikern die direkte Übertragung von Wartungsprotokollen via Smartphone.
Langfristig (Mindestens 6-12 Monate): End-to-End Automatisierung aufbauen
☐ Prozessorchestrierung nach BPMN 2.0: Modellieren Sie Ihre Hauptprozesse (Neukundenaufnahme, Reklamationsbearbeitung) in einem einheitlichen Standard.
☐ Human-in-the-Loop Konzept: Implementieren Sie intelligente Ausnahmebehandlung – nur komplexe Fälle landen beim Menschen.
☐ Predictive Analytics einführen: Nutzen Sie Ihre Daten, um Reklamationswahrscheinlichkeiten vorherzusagen und proaktiv zu handeln.
☐ Multi-Channel-Strategie umsetzen: Vereinheitlichen Sie die Bearbeitung von Anfragen aus E-Mail, Portal, Telefon und Post auf einer Plattform.
☐ Compliance-Automatisierung: Automatisieren Sie die Erstellung regulatorischer Berichte für Bundesnetzagentur und BAFA.
ROI Quick Check: Ihre Einsparpotenziale
Wir gehen nach unseren Erfahrungswerten davon aus, dass Sie durch langfristige Automatisierungsmaßnahmen die maximale Einsparung in Kosten und Zeitaufwand erzielen können:
- Sofortmaßnahmen: Transparenz über Bearbeitungszeiten erlangen, erste Zeitersparnis durch strukturierten E-Mail und Scan-Eingang
- Kurzfristige Automatisierungsschritte: Zeitersparnis in ersten Teilprozessen zum Beispiel der automatisierten Verarbeitung von Reklamationen, Reduzierung der unwirtschaftlichen manuellen Arbeit
- Mittelfristig mit ersten automatisierten Verarbeitungsprozessen: Schnellere Kontrolle und Korrektur über automatisierte Verarbeitungsprozesse mit einer einheitlichen Benutzeroberflächen und hinterlegter automatischer Klassifikation und Stammdatenabgleich. Zeitersparnis für bestimmte Dokumenttypen bis zu über 80% erreichbar, also statt 20 Minuten 3-4 Minuten
- Langfristige End-to-End Automatisierung: Fachdaten werden so früh wie möglich im Prozess bzw. Vorgangseingang bereitgestellt, Dunkelverarbeitung mit vollautomatisierter Bearbeitung als Standard, Benutzerinteraktion nur in Ausnahmefällen oder zur Einführung neuer Prozesse. Maximale Skalierbarkeit durch das flexible Erweitern um weitere Prozesse, die automatisiert über die gleiche Plattform laufen.
🛠️ Technologie-Empfehlungen für Quick Wins
Das klingt auf den ersten Blick vielleicht komplex, doch mit den richtigen Technologien lassen sich die Quick Wins und auch langfristige End-to-End-Automatisierung erfolgreich in die Praxis umsetzen. Unsere Produktpalette unterstützt bereits bei den Sofortmaßnahmen und begleitet Sie entlang der gesamten Automatisierungsstrategie:
- DPS Emailtriage: Für einfache Workflows und E-Mail-Automatisierung
- DPS Mailroom in unterschiedlich ausbaubaren Stufen für den digitalen Posteingang mit OCR, Dokumentenkonvertierung und Sortierung bis hin zu KI-basierter Klassifikation
- Advance: für persönliche Workflows als digitaler Postkorb inklusive Taskmanagement
- KI-Enablement Suite basierend auf OCTO: Für End-to-End Prozessautomatisierung inklusive integrierter externer KI-Services z.B. Chat GPT.
- Human in the Loop für die nahtlos integrierte Benutzerinteraktion auch bei end-to-end automatisierten Prozessen
- OCTO als zentrale Orchestrierungsplattform beliebig erweiterbar für die Prozesse, die Sie automatisieren möchten.
Kostenlose Checkliste herunterladen
Nutzen Sie unsere Quick Win Checkliste als praxisnahe Vorlage für Ihr Unternehmen. Laden Sie das Dokument jetzt kostenlos herunter und starten Sie direkt mit der Umsetzung Ihrer ersten Prozessautomatisierungen. Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Umsetzung benötigen, können Sie uns jederzeit gerne hier kontaktieren.
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