Digitaler und persönlicher Postkorb
Persönliche Workflows
Entscheidungen einfach in Ihre Prozesse integriert mit persönlicher Workflow Automation von Advance.
Der Postkorb integriert menschliches Know-how für Entscheidungen oder Genehmigungen in unsere Prozessanwendungen. Advance fungiert dabei als Workflow-System. Es arbeitet nach dem Grundprinzip von personalisierten Workflows und integriert diese nahtlos in den Gesamtprozess. Die Erweiterung „Postkorb“ bietet persönliche Workflow Automation Funktionen in unserem webbasierten Client.
Mit der Erweiterung Advance für den digitalen Postkorb bieten wir eine Komplettlösung für die Verarbeitung eingehender Dokumente und der damit verbundenen Aufgaben an. Von der Erfassung bis zum Abschluss können Kunden in einem einzigen System arbeiten.
Intuitive Benutzeroberfläche
Persönlicher Postkorb und Starten von Workflow Automation
Wir bieten eine eigene Benutzeroberfläche für “Advance”. Diese ist für jede persönliche Rolle zugeschnitten, ermöglicht Team- und hierarchische Zuordnungen und zeigt eine Übersicht der persönlichen Aufgaben. Jede Aufgabe kann über die Maske direkt erledigt, genehmigt, weitergeleitet oder kommentiert werden. Vertretungsregelungen vervollständigen die Funktionen für persönliche Workflow Automation.
Advance als Postkorb
Merkmale und Funktionen
- Ortsunabhängige Bearbeitung (Web-Browser).
- Automatische oder manuelle Zuteilung eines Dokuments und der damit verbundenen
- Aufgaben an eine Person oder eine Gruppe von Bearbeitern.
- Unterstützt Weiterleitung, Wiedervorlage, Eskalation, Stellvertretung, Freigabe.
- Verschiedene Such- und Sortierfunktionen für einfaches Tracking von Fällen.
- Kommentare können jederzeit hinzugefügt werden und werden protokolliert.
- Redaktion und Annotation.
- „Full chain of custody“ für den gesamten Vorgang (Verfahrensnachweis).
Ideale Erweiterung
Ergänzung für den digitalen Posteingang
Der Postkorb kommt am besten dort zum Einsatz, wo Eingangspost eine personalisierte Bearbeitung im Team erfordert. Als virtueller Briefkasten ist der digitale Postkorb die ideale Ergänzung zum Multi-Channel Input bestehend aus gescannter Post, Verarbeitung eingehender E-Mails, Eingehender Informationen aus Webportalen etc.
Im Zusammenhang mit der automatisierten personenbezogenen Verteilung der eingehenden Post ist oft die Integration in eine Gesamtlösung für den digitalen Posteingang sinnvoll. Entweder übernimmt unsere Decide Aktivität die Zuordnung zum richtigen Bearbeitungsplatz oder bei komplexeren Posteingängen eine KI wie unsere Klassifikation oder ein externes GPT.
Der eigens entwickelte Advance Client für den digitalen Postkorb bietet Möglichkeiten für persönliche Workflows wie Freigaben, Genehmigungen, Urlaubsvertretungen, Kommentarfunktionen und Taskmanagement.
Es können auch direkt aus dem Client oder im Anschluss daran automatisierte E-Mails versandt werden und zu archivierende Dokumente ins entsprechende DMS exportiert werden.
Vorteile von Advance
Integration von unternehmensspezifischem Knowhow und Entscheidungsfindung in automatisierte Prozesse mit dem Workflow Automation Tool Advance.
Durchgängige Bearbeitung von der Erfassung bis hin zur Ausführung /Transaktion
Schnellere Bearbeitung durch enge Integration mit Prozessen wie dem digitalen Posteingang oder der automatisierten E-Mailverarbeitung
Alle Informationen wie zum Beispiel der Speicherort der Daten sind in einem System verfügbar.
Workflow Automation und Postkorb FAQs
Wie funktioniert ein Workflow-Management-System?
Ein Workflow-Management-System steuert digitale Geschäftsprozesse automatisiert. Es sorgt dafür, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und von den richtigen Personen oder Systemen bearbeitet werden. Ziel ist mehr Effizienz, Transparenz und weniger manuelle Arbeit.
Was ist Workflow-Automation?
Workflow-Automation ist die automatische Ausführung von Prozessen – z. B. Freigaben, Benachrichtigungen oder Datenweitergaben. Sie ersetzt manuelle Schritte durch digitale Abläufe und spart so Zeit, Kosten und Fehler.
Was sind die 5 Schritte eines Workflows?
Ein typischer Workflow durchläuft fünf grundlegende Schritte:
- Erfassung: Eingang von Daten, Dokumenten oder Aufgaben
- Zuordnung: Verteilung an zuständige Personen oder Systeme
- Bearbeitung: Durchführung der eigentlichen Arbeitsschritte
- Überprüfung: Kontrolle, Freigabe oder Validierung
- Abschluss: Archivierung, Weiterleitung oder Ergebnisübergabe
Diese Struktur schafft Transparenz und Effizienz im Prozessablauf.
Was ist der Unterschied zwischen RPA und Workflow-Automation?
RPA (Robotic Process Automation) automatisiert einzelne, regelbasierte Aufgaben durch sogenannte Software-Roboter – z. B. das Ausfüllen von Formularen oder Kopieren von Daten.
Workflow-Automation automatisiert komplette Prozessabläufe, inklusive Aufgabenverteilung, Regeln und Entscheidungen.
Kurz gesagt:
RPA automatisiert Was, Workflow-Automation Wie und in welcher Reihenfolge.
