Optimierung und Ressourcenplanung von Verarbeitungsprozessen
Business Intelligence Tools
für Reporting und laufende Optimierung ihrer automatisierten Prozesse
Herausforderungen beim Reporting
Warum überhaupt BI?
Mit Kenntnissen zur Wirksamkeit und Performance automatisierter Geschäftsprozesse und deren Auswirkungen auf die Team-Arbeit können Maßnahmen zur Optimierung ergriffen werden. Die dezentrale Erstellung von Berichtsexporten wie Exceltabellen ist jedoch mit einem hohen Aufwand verbunden. Zusätzlich müssen die Kennzahlen und Daten sorgfältig aufbereitet und konsolidiert werden. Dabei ist es herausfordernd, den Überblick zu bewahren, die Daten aktuell zu halten und schnell agieren zu können.
Vielzahl an Exceltabellen und riesige XLSX Files
Zeitfresser manuelle Datenaufbereitung
Was sind die Business Intelligence Tools von TCG?
Reporting und Ressourcenplanung mit BI
Die Business Intelligence Tools beantwortet die wichtigsten Fragen zur Performance Ihrer Geschäftsprozesse und der Arbeitsauslastung. Wie gut ist die aktuelle Dunkelverarbeitung? Wie lange dauert die Verarbeitung meiner Dokumente? Sind meine Ressourcen richtig verteilt? Wo kommt es zu Zeitverlusten in der Verarbeitung? Mit der Beantwortung dieser Fragen können Sie Optimierungspotentiale schnell erkennen und Maßnahmen ergreifen.
BI besteht aus zwei Produkten, Der BI Reporter umfasst die Analyse des Prozesses, das BI Cockpit visualisiert die Auslastung des Teams.
Was ist der BI Reporter?
Optimierung der Automatisierungsraten
Der BI Reporter ist ein Business Intelligence Tool zur Visualisierung der Perfomance und Optimierung Ihrer bestehenden Prozesse. Im Fokus steht dabei die Entwicklung der Dunkelverarbeitungsrate, Verarbeitungszeiten sowie die Kennzahlen der Validierung im Nachbearbeitungs-Client bis auf Feldebene:
Mit dem BI Reporter erreichen Sie Ihre Ziele zur Erhöhung der Automatisierungsrate oder Steigerung der Produktivität. Der BI Reporter ist für jeden automatisierten Prozess geeignet egal ob DPS Invoice, DPS Order oder ein individueller Prozess.
Was zeigen die BI Reporter Dashboards?
- Allgemeine Informationen zum Prozess: Dokumentvolumen bzw. Seitenvolumen
- Verarbeitungszeit des Prozess: Durchlaufzeit
- Automatisierungs- bzw. Dunkelverarbeitungsrate
- Geschwindigkeit in der Nachbearbeitung: Liegezeit, Feldfokuszeiten
- Korrekturen auf Feldebene und Korrekturgründe sowie Falsch-Positiv-Fehler
- Aktuelle Tagesübersicht
Was ist das BI Cockpit?
Planung von Arbeitslast und Ressourcen
Das BI Cockpit ermöglicht Echtzeit-Monitoring für den aktuellen Arbeitsvorrat im Prozess. Die Dashboards dienen als Grundlage zur optimalen Ressourcenplanung und unterstützt bei der Steuerung der Durchlaufzeiten und Team-Auslastung.
- Entwicklung des Arbeitsvorrat im Zeitverlauf
- Wochentag Trends
- Verteilung des Arbeitsvorrats innerhalb eines Tages
- Entwicklung der Verarbeitungsgeschwindigkeit
- SLA Status des Arbeitsvorrats
- Überblick über die letzte Messung
Immer noch unentschlossen?
Was bringen mir die BI Dashboards?
- Automatisierungs- und Dunkelverarbeitungsraten kontinuierlich verbessern
- maximale Transparenz mit der Darstellung von Erkennungs- und Fehlerraten im Zeitverlauf
- Fehler schnell ausfindig machen und eliminieren
- Verbesserungsmöglichkeiten im Automatisierungsprozess analysieren
- Maßnahmen für rechtzeitige Ressourcen-Disposition ergreifen
- Durchschnittliche Verarbeitungsgeschwindigkeit und Auslastung der Teams visualisieren
- Prognosen für zukünftige Auslastungen unterstützen
- Steuerung der Durchlaufzeiten verbessern
FAQs Business Intelligence Tools
Warum sollte ich Business Intelligence Tools für das Reporting und die Ressourcenplanung nutzen? Welche Vorteile haben Business Intelligence Tools? Wir haben hier die wichtigsten Fragen und Antworten für Sie zusammengefasst.
Warum lohnt sich der Einsatz eines Business Intelligence Tools für meine Prozesse?
Mit Kenntnissen zur Wirksamkeit und Performance automatisierter Geschäftsprozesse und deren Auswirkungen auf die Team-Arbeit können Maßnahmen zur Optimierung ergriffen werden. Die dezentrale Erstellung von Berichtsexporten wie Exceltabellen ist jedoch mit einem hohen Aufwand verbunden. Zusätzlich müssen die Kennzahlen und Daten sorgfältig aufbereitet und konsolidiert werden. Dabei ist es herausfordernd, den Überblick zu bewahren, die Daten aktuell zu halten und schnell agieren zu können.
Was ist das Business Intelligence Tool von TCG Process?
Das BI Tool beantwortet die wichtigsten Fragen zur Performance Ihrer Geschäftsprozesse und der Arbeitsauslastung. Wie gut ist die aktuelle Dunkelverarbeitung? Wie lange dauert die Verarbeitung meiner Dokumente? Sind meine Ressourcen richtig verteilt? Wo kommt es zu Zeitverlusten in der Verarbeitung? Mit der Beantwortung dieser Fragen können Sie Optimierungspotentiale schnell erkennen und Maßnahmen ergreifen.
Das Tool besteht aus zwei Komponenten:
- BI Reporter: Bietet detaillierte Einblicke in Verarbeitungskennzahlen, Automatisierungsraten und Erkennungswerte – bis auf Feldebene.
- BI Cockpit: Visualisiert Arbeitsauslastungen, unterstützt die Ressourcenplanung und ermöglicht Prognosen zur zukünftigen Auslastung.
Wie werden die BI Dashboards in meine OCTO und DocProStar Prozesse integriert?
Für den BI Reporter und das BI Cockpit werden jeweils eine eigene Aktivität in den Prozess integriert. Als Datenquelle dient die Verarbeitung der Dokumente im Prozess sowie die Validierung an den Nachbearbeitungs-Clients (Check+Act Arbeitsplätze). Die daraus gesammelten Daten werden in einer Datenbank konsolidiert. Die Visualisierung der konsolidierten Daten gelingt mit BI Dashboards.
Welche Voraussetzungen für die Nutzung von BI Reporter und Cockpit gibt es?
- Nutzung der Plattform mindestens in der Version 2019.4 oder oder OCTO Plattform ab der Version 2023.
- Nutzung des Nachbearbeitungs-Clients (Check+Act Arbeitsplatz)
- Ausreichend Kapazität für die Datenbank
- MS SQL min. Version 16
- Mitwirkungspflichten bei gewünschten individuellen Anpassungen der Dimensionen und Dashboards entsprechend der für Sie relevanten Informationen
- Microsoft Power BI (Kostenlos als Desktop Version erhältlich, weitere Lizenzierungsmöglichkeiten z.B. über MS SQL Server Enterprise)
Wir nutzen strategisch ein anderes BI-Tool, können Sie das auch?
Wir konsolidieren die Daten aus dem Prozess in einer Datenbank. Im Standard liefern wir die Dashboards für MS Power BI. Die Datenbank kann aber an andere Dashboard-Tools ebenso angebunden werden.
Wie kompliziert ist Power BI?
Power BI ist benutzerfreundlich und für Fachanwender leicht zu erlernen. Einfache Berichte lassen sich ohne Programmierkenntnisse erstellen. Für komplexere Analysen ist technisches Know-how sinnvoll.
Welche Power BI Lizenzen gibt es?
Standardmäßig sind unsere Dashboards auf Microsoft Power BI (Kostenlos als Desktop Version erhältlich, weitere Lizenzierungsmöglichkeiten z.B. über MS SQL Server Enterprise) verfügbar. Es können aber mit geringfügigen Anpassungen auch andere BI-Tools verwendet werden zur Visualisierung unserer Dasboards