Automatisierungsgrad & Dunkelverarbeitung in Geschäftsprozessen erhöhen

In unserem Webinar vom 19. März 2024 gaben wir praxisnahe Einblicke, mit welchen Hebeln Sie Automatisierungsgrad und die Dunkelverarbeitung Ihrer Prozesse steigern können. Die Webinaraufzeichnung ist nun verfügbar und zeigt, an welchen Stellen im Prozess Optimierungsbedarf schlummert. Verbesserungen können Sie eigenständig oder mit unserer Hilfe vornehmen. Nützliche Erweiterungen wie unser BI-Reporter und der Einsatz von externen Services und KI können den Automatisierungsgrad erhöhen.

Die Webinar-Aufzeichnung sowie die dazugehörigen Slides stehen für Sie am Ende des Beitrags zum Downloaden bereit.

Was hat Einfluss auf die Automatisierung?

In der Abbildung sind die Faktoren aufgelistet welche entlang eines DPS-Prozesses Einfluss auf die Dunkelverarbeitung haben. Dabei können unter anderem die folgenden Hebel genutzt werden:

Automatisierung_FachlichePrüfungen_Stammdaten_Bewegungsdaten_Lerndaten_OCR

Einflussfaktoren Automatisierungsgrad

1. Stamm- & Bewegungsdaten

Wenn die Stammdaten gut gepflegt sind, kann dies im Prozess dabei helfen, die richtigen Informationen aus den Dokumenten zu extrahieren und diese mit den ERP-Systemen erfolgreich abzugleichen. In unserer Live-Demo zeigen wir ausführlich, wo und wie die Stamm- und Bewegungsdaten gepflegt werden können.

2. Fachliche Prüfungen

Automatisierte fachliche Prüfungen sichern die Datenqualität und -integrität, indem die in den Dokumenten enthaltenen Informationen geprüft werden anhand von Regeln. Dazu gehört beispielsweise die Prüfung auf Mehrwertsteuerkonformität nach §14 UStG oder Datumsprüfungen. Je mehr fachliche Prüfungen in einem Prozess enthalten sind und je strenger die Schwellwerte für diese Prüfungen gesetzt werden, desto “eher” landen diese natürlich auch beim Human-in-the-Loop für eine menschliche Kontrolle.

3. Lerndaten

Bei Dokumenten, die nicht Dunkelverarbeitet werden konnten, ist es sehr wichtig, dass auf der Web C+A Oberfläche sehr gewissenhaft nachvalidiert wird. Das System lernt durch die nachfolgende Selbstlernaktivität aus der Nachvalidierung. Wenn dies korrekt ausgeführt wird, verbessern sich die Ergebnisse kontinuierlich und die Dunkelverarbeitungsraten steigen. Umgekehrt kann eine mangelhafte Nachvalidierung den Prozess natürlich auch verschlechtern.

4. OCR-Technologie

Durch den Einsatz verschiedenster OCR-Technologien lässt sich die Genauigkeit der Feldextraktion bei Dokumenten erheblich steigern. So können die auf den Originalbelegen enthaltenen Informationen auch bei schlechter Bildqualität richtig erkannt werden. Im Webinar zeigen wir beispielsweise den Vergleich mit der modernen OCR-Technologie Microsoft Read integriert in den DocProStar Prozess.

5. PDF und andere Eingangskanäle

Bereits bevor Dokumente über die Inputkanäle in das System gelangen, können Vorkehrungen für eine höhere Dunkelverarbeitung getroffen werden. An dieser Stelle kann zusammen mit den Absendergruppen, Klarheit über die zugelassenen Dokumentenformate geschaffen werden. Beispielsweise können Sie die Absender darum bitten, Rechnungen etc. im PDF-Format zu senden, da das System dieses Format besser als andere Bild- oder Office Formate erkennen kann. So kann bereits durch eine transparente Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern der Inputprozess erheblich erleichtert werden.

Erweiterungen für mehr Automatisierung

Neben den oben genannten Hebeln im bestehenden Prozess kann auch durch sinnvolle Softwareerweiterungen die Automatisierung erhöht werden. Eine Möglichkeit, den Automatisierungsgrad in Prozessen zu steigern ist die Nutzung von KI beispielweise mit unserer Layoutklassifikation.

Layoutklassifikationen_für_bessere_Kreditorenerkennung

Exemplarische Einbindung eines KI-Services für mehr Erkennung

Falls die oben erwähnten Stammdaten nicht geändert werden können oder andere Faktoren eine Erkennung der Kreditoren verhindern hilft eine KI-Layoutklassifikation. Alle Dokumente, deren Kreditor nicht richtig erkannt wurden, wird anhand der Dokumentenlayouts trainiert und die automatische Erkennung des Kreditors bei weiteren Dokumenten gesteigert.

Bei allen Erweiterungen durch KI, modernen OCR-Technologien oder der Optimierung der Lern- oder Stammdaten ist eines essenziell: Transparenz und Übersicht über die digitalen Prozesse mit dem richtigen Reporting. Der Einsatz von Business Intelligence Tools zeigt den Status der aktuellen Dunkelverarbeitung und Erkennungsraten. Unser Werkzeug kann schnell als BPMN-Aktivität in Ihre bestehenden Prozesse integriert werden. Der DPS BI Reporter betrachtet & analysiert Daten aus der Vergangenheit, die Aufschluss über den Automatisierungsgrad geben. Damit können problembehaftete Stellen im Verarbeitungsprozess gefunden werden und schnell die richtigen Maßnahmen für Optimierungen ergriffen werden.

Wir helfen Ihnen bei der Optimierung

Wir bieten Ihnen auf dem Weg zu mehr Dunkelverarbeitung neben Softwaretools auch unsere Expertise mit einem Optimierungspaket und unserem Betreuungsangebot an.

Im Webinar gehen wir darauf ein, wie wir nach einer anfänglichen Analyse gemeinsam Optimierungspotenziale und dazugehörige Maßnahmen identifizieren können. So werden vielleicht Verbesserungsmöglichkeiten in Stammdaten und Bewegungsdaten erst sichtbar. Nach der Umsetzung werden die Erfolge auch in den Messungen erkennbar.

Hier geht’s zu den Webinar Unterlagen

Für diejenigen, die anhand der Live-Demos mehr Infos zur Steigerung der Automatisierung sehen wollen, geht es hier zur Aufzeichnung und den Unterlagen:

Webinaraufzeichnung_Automatisierungsrate_und_Dunkelverarbeitung_erhöhen

© kunakorn – stock.adobe.com

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BPM und BPMN

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist ein Industriestandard zur einheitlichen grafischen Abbildung und Modellierung von Geschäftsprozessen. Mithilfe von Symbolen für Entscheidungspunkte, Kontrollverbindungen und grafischen Elementen für Prozessbausteine werden diese in der Reihenfolge des Prozesses anschaulich dargestellt. Swimlanes erleichtern die Orientierung und ermöglichen die Unterteilung in verschiedene Prozessabschnitte.  Die aktuellste Version ist BPMN 2.0, die auch von TCG Process für die Software DocProStar genutzt wird.

Die BPM Plattform DocProStar

Der DocProStar Process Modeler nutzt die Version BPMN 2.0 zur Modellierung der Geschäftsprozesse. Über verschiedene Umgebungen, sogenannte Environments und Geschäftsbereiche, sogenannte Units lassen sich verschiedene Prozesse aneinanderreihen und miteinander verknüpfen.
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Vorteile von BPM

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  • Optimierung von Prozessen und Reduktion von Fehlern durch detaillierte Prozessdokumentation und schnelles Auffinden von Schwachstellen 
  • Bessere Zusammenarbeit von Fachabteilung und IT dank gemeinsamer Modellierung der Prozesse  
  • Hohe Flexibilität und Agilität durch schnelle Anpassungsmöglichkeiten der Prozessmodelle an Änderungen 
  • Knowhow-Transfer und Unterstützung in der Entscheidungsfindung durch transparente Prozesse durch klare, übersichtliche Darstellung