Wie erhöhe ich die Dunkelverarbeitung? Optimierungsbedarf in der Prozessautomatisierung erkennen.

Am 19. März 2024 um 10 Uhr findet unser mittlerweile 16. Webinar statt: Dieses Mal zum Thema „Automatisierung und Dunkelverarbeitung erhöhen”. Regional Sales Manager Marcus Kern und Senior Solution Architect Matthias Putze gehen der Frage nach, welche Stellschrauben es beispielsweise in der Texterkennung und im Stammdatenmanagement gibt. Welche Hebel können Sie ansetzen für höhere Dunkelverarbeitungsraten und mehr Automatisierung in Ihren Geschäftsprozessen? Das Webinar ist für alle, die Tipps für eine effizientere Automatisierung brauchen oder auf der Suche nach der richtigen Erweiterung für Ihre Systeme sind.

Welche Rolle spielen Dunkelverarbeitung, Automatisierungs- und Erkennungsraten in Geschäftsprozessen?

Die Automatisierungsrate ist ein entscheidender Indikator dafür, wie erfolgreich ein Prozess digitalisiert werden konnte. Sie zeigt auf, welcher Anteil der Prozesse oder Prozessschritte automatisiert, also ohne menschliches Eingreifen, durchgeführt werden kann. Eine hohe Automatisierungsrate bedeutet weniger Notwendigkeit für menschliche Eingriffe und signalisiert eine effiziente Digitalisierung. Um jedoch gezielte Optimierungsmaßnahmen vornehmen zu können, muss genau spezifiziert werden, worauf sich die Automatisierungsrate bezieht: auf den gesamten Prozess, einzelne Prozessschritte oder spezifische Erkennungsschritte.

Eng verbunden mit der Automatisierungsrate ist nämlich die Erkennungsrate auf Feldebene. Diese gibt an ob einzelne Felder wie Kreditoren, Rechnungsdaten etc. automatisch erkannt werden. Der Prozentsatz der automatisch richtig erkannten Felder im Verhältnis zur Gesamtzahl der Felder gibt Aufschluss über die Genauigkeit und Zuverlässigkeit des Systems bei der Datenerfassung. Trotz hoher Erkennungsraten kann es vorkommen, dass manche Dokumente aufgrund von Unklarheiten oder komplexen Inhalten manuell überprüft, nachbearbeitet oder zur Qualitätssicherung gegeben werden.

Schließlich gibt die Dunkelverarbeitungsrate an, in welchem Maß Dokumente oder Work-Items vom Import bis zum Prozessexport innerhalb des DocProStar Prozesses vollständig automatisiert, d.h. ganz ohne menschliches Eingreifen verarbeitet werden. Eine hohe Rate in der Dunkelverarbeitung ist ein Indikator dafür, dass ein Großteil der Dokumente vollständig automatisch verarbeitet werden kann. Für die Dunkelverarbeitung außerhalb der DPS Welt, sind jedoch auch nachfolgende Systeme wie beispielsweise DMS (Dokumentenmanagementsysteme) oder Aktionen in ERP-Systemen zu berücksichtigen. Als Softwarelösung haben wir für DPS also nur auf die Raten für Erkennung, Automatisierung und Dunkelverarbeitung bis zum Export an das nachfolgende System Einfluss. Daher unterscheidet man beispielsweise in der Rechnungsverarbeitung auch noch einmal den Begriff Dunkelverbuchung. Dieser beschreibt auch die Möglichkeit, eingehende Rechnungen vom Import bis hin zur Kontierung bzw. Verbuchung „dunkel“ zu verarbeiten. Dies passiert jedoch in der Regel außerhalb des DPS Umfelds. Der Blogartikel unseres Partners SEEBURGER erklärt das Thema Dunkelverbuchung in einem eigenen Beitrag.

Die Betrachtung genannter Messgrößen liefert ein umfassendes Bild zur Leistungsfähigkeit digitaler Prozesse. Durch das Verständnis und die Analyse dieser Schlüsselindikatoren können Unternehmen gezielte Maßnahmen zur Optimierung ihrer digitalen Prozesse ergreifen. Im Webinar stellen wir Business Intelligence Tools vor, mit denen Sie diese Messgrößen immer im Blick haben. Aber auch im Verarbeitungsprozess selbst gibt es einige Stellschrauben, die zu mehr Automatisierung verhelfen!

Erkennung von Optimierungspotenzialen

Welche Herausforderungen tun sich bei der Dokumentenerkennung auf? Mögliche Optimierungspotenziale schlummern an verschiedenen Stellen im Verarbeitungsprozess:

  • Schlechte oder ungepflegte Stammdaten: Bei fehlerhaften oder veralteten Stammdaten funktioniert der automatische Abgleich mit diesen nicht mehr. Unterschiede zwischen den Daten auf dem Dokument und in der Datenbank führen dazu, dass dieses Dokument manuell überprüft werden muss.
  • Grenzen der regelbasierten Erkennung: Regelbasierte Erkennung stößt an ihre Grenzen, wenn die Dokumente sehr ähnlich sind und keine klaren Abgrenzungen möglich sind.
  • Unzureichende Spezifikation der erlaubten Dokumente und Dateiformate: Ohne klar kommunizierte Richtlinien erhalten Sie von Ihren Stakeholdern wie Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern E-Mails und Dokumente der unterschiedlichsten Dateiformate. Diese können unter Umständen vom System nicht vollständig automatisiert oder gar nicht verarbeitet werden.
  • Grenzen der OCR Texterkennung: Belege, die zum Beispiel per Scanner im Verarbeitungsprozess eingehen, landen dort als Bild und müssen mithilfe von OCR Technologie gelesen werden. Die Grenzen der OCR spiegeln sich auch auf die weiteren Verarbeitungsschritte wie Extraktion und automatische Validierungsregeln nieder. Schlechte OCR-Ergebnisse führen in der Folge zu weniger erkannten Feldern oder fehlerhaften Daten.
  • Sprachenvielfalt: Dokumente können in multinationalen Unternehmen in verschiedenen Sprachen oder mit landesspezifischen Regeln in der zentralen Abteilung eintreffen. Ohne System, dass andere Sprachen, Datumsformate oder landesspezifische gesetzliche Anforderungen wie z.B. §14 UStG erkennen kann, ist hier hoher manueller Aufwand erforderlich.
  • Falsche Lernprozesse oder veraltete Lerndaten: Wenn das System auf falschen Daten trainiert wird, wirkt sich das negativ auf die Erkennungsqualität aus. Das heißt eine anfänglich gute Erkennung kann durch fehlerhaftes Lernen wieder abnehmen. Im schlimmsten Fall werden Werte fälschlicherweise als richtig erkannt, sogenannte False-Positives.

In unserem Webinar werden Ihnen Marcus und Matthias in Live-Demos zeigen, welche Anpassungen dabei helfen können, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Dunkelverarbeitung in DPS Prozessen zu erhöhen.

Mit dem richtigen Servicepaket und Analysetools Optimierungsbedarf schnell aufzeigen

Mit unserem umfassenden Service- & Supportangebot, leistungsstarken Analysetools und Workshops können wir Optimierungspotentiale aufzeigen und Sie mit den richtigen Maßnahmen unterstützen.

Unser Betreuungsangebot besteht aus drei Stufen:

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Stufe 1: Softwarepflege oder Subskription

Beinhaltet die Bereitstellung neuer Softwareupdates, Patches und Bugfixes für die entsprechenden Produkte.

Stufe 2: Systembetrieb

Wir übernehmen auf Wunsch den Systembetrieb der DPS-Lösungen für unsere Kunden. Konkret beinhaltet dieses Paket die tägliche Überwachung des Systems und Vorbeugung potenzieller Inkonsistenzen.

Stufe 3: Full Managed Service

Mit unserem SaaS-Angebot übernehmen wir neben der Betreuung der DPS-Lösung auch das Hosting. Das bedeutet, wir übernehmen die Betreuung der Infrastruktur in einer Private oder Public Cloud. Dazu arbeiten wir mit verschiedenen Cloud-Providern zusammen.

Workshops & DPS BI Reporting Tool:

In unseren Optimierungsworkshops arbeiten Sie aktiv mit unseren Experten zusammen, um praktische Verbesserungen in Ihren Prozessen zu identifizieren und umzusetzen. Unser DPS Business Intelligente Reporter ermöglicht die Analyse der Erkennungs- und Dunkelverarbeitungsraten und zeigt so Optimierungspotenziale direkt auf.

Registrierung zum Webinar

Wenn Sie mehr über unsere Tipps und Tools für mehr Automatisierung und höhere Dunkelverarbeitung in Ihren Prozessen erfahren möchten, geht es hier direkt zur Registrierung für unser Webinar:

📅 Wann? 19. März um 10 Uhr
⌛ Dauer? Eine Stunde
📌 Wo? Online

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Bild © Who-is-Danny-stock.adobe.com

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BPM und BPMN

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist ein Industriestandard zur einheitlichen grafischen Abbildung und Modellierung von Geschäftsprozessen. Mithilfe von Symbolen für Entscheidungspunkte, Kontrollverbindungen und grafischen Elementen für Prozessbausteine werden diese in der Reihenfolge des Prozesses anschaulich dargestellt. Swimlanes erleichtern die Orientierung und ermöglichen die Unterteilung in verschiedene Prozessabschnitte.  Die aktuellste Version ist BPMN 2.0, die auch von TCG Process für die Software DocProStar genutzt wird.

Die BPM Plattform DocProStar

Der DocProStar Process Modeler nutzt die Version BPMN 2.0 zur Modellierung der Geschäftsprozesse. Über verschiedene Umgebungen, sogenannte Environments und Geschäftsbereiche, sogenannte Units lassen sich verschiedene Prozesse aneinanderreihen und miteinander verknüpfen.
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Vorteile von BPM

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  • Optimierung von Prozessen und Reduktion von Fehlern durch detaillierte Prozessdokumentation und schnelles Auffinden von Schwachstellen 
  • Bessere Zusammenarbeit von Fachabteilung und IT dank gemeinsamer Modellierung der Prozesse  
  • Hohe Flexibilität und Agilität durch schnelle Anpassungsmöglichkeiten der Prozessmodelle an Änderungen 
  • Knowhow-Transfer und Unterstützung in der Entscheidungsfindung durch transparente Prozesse durch klare, übersichtliche Darstellung