In unserem Webinar vom 07. Mai 2024 stellten wir Ihnen unser Workflow Management Tool DPS Advance vor. Dafür zeigten Dr. Andreas Fordan und Frank Kleigrewe verschiedene Praxisbeispiele, an welchen Stellen personalisierte Workflows und Eingriffe auf unserer DPS-Plattform für Geschäftsprozessautomatisierung sinnvoll sind. In den Live-Demos zu einer nachgestellten Fallbearbeitung wurde verdeutlicht, wie menschliche Entscheidungen in automatisierte Prozesse integriert werden. Die Webinar-Aufzeichnung sowie die dazugehörigen Slides stehen für Sie am Ende des Beitrags zum Downloaden bereit.
Input Management & Workflow Management in einem Prozess
DPS Advance ist eine Erweiterung unserer DPS-Plattform. DPS Advance bietet die Möglichkeit für menschliche Eingriffe und die Bearbeitung personalisierter Workflows.
Wenn wir uns die obige Abbildung anschauen, repräsentieren die links ausgegrauten Kästchen potenzielle Input Management Prozesse, wie beispielsweise DPS Mailroom. Der rechte Teil der Abbildung steht für die Welt von unserem Workflow Management Tool DPS Advance. Im Verarbeitungsprozess werden aus den Posteingängen heraus, durch eine KI-gestützte Klassifikation die Anliegen erkannt. Als zusätzliche Aktivität haben wir Decide Business Rules integriert. Dahinter verbirgt sich ein Regelassistent, der über einfache Wenn-Dann Abfragen die Zuordnung und Verteilung der eingehenden Workitems an Benutzer oder Gruppen steuert. Berechtige User können so einfach Regeln hinzufügen und den Prozess im laufenden Betrieb anpassen.
Live Fallbearbeitung mit DPS Advance
Anhand eines Beispiels aus der öffentlichen Verwaltung zeigte Dr. Andreas Fordan im Webinar die Funktionen von DPS Advance in verschiedenen Live-Demos. Dazu wurde ein Fall vollständig über DPS Advance bearbeitet.
Zu den wichtigsten Features von DPS Advance gehören:
- Die Vergabe verschiedener Rollen und Berechtigungen erlaubt die klare Abbildung von Hierarchien innerhalb des Systems.
- Vertretungsregelungen bieten flexible Lösungen für sowohl ungeplante als auch geplante Abwesenheiten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf sicherzustellen.
- Die Funktionen zur Weiterleitung und Zuordnung von Aufgaben erleichtern die effiziente Verteilung von Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams.
- Das integrierte Task Management vereinfacht die Planung, Überwachung und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Zu den Bearbeitungsmöglichkeiten an den Dokumenten gehören Features wie Kommentieren, Restrukturieren, Schwärzen und weitere.
- Die automatische Protokollierung und der Export an nachgelagerte Zielsysteme wie ein Archiv gewährleisten eine lückenlose Dokumentation und Weiterverarbeitung.
Diese Interaktionen mit DPS Advance (Workflow Management Tool) wurden an unserer fiktiv erfundenen Behörde „Tiefbau. Verkehr. Stadtgrün“ veranschaulicht. Wo diese Beheimatet sein soll und vor allem wie DPS Advance diese Workflowschritte meistert, sehen sie in der Webinar Aufzeichnung😊.
Aufbau der DPS Advance Oberfläche
Die DPS Advance Oberfläche orientiert sich an dem benutzerfreundlichen Design und ist in vier Hauptbereiche unterteilt:
- Die Sidebar links enthält verschiedene auswählbare Symbole (Funktionen), wie das Dokument-Symbol, das grundlegende Informationen wie Fallnummer und Eingangsdatum anzeigt.
- Das Thumbnails Panel bietet einen Überblick über die Struktur des Falls und zeigt Anhänge an.
- Das Image Panel zeigt den ausgewählten Anhang vergrößert an.
- Das Fields Panel auf der rechten Seite ermöglicht die Bearbeitung des ausgewählten Dokuments.
Beispielhaft betrachten wir Fall 4472, der einen Briefumschlag, ein Formular und zwei Pläne im Kontext der genannten Behörde umfasst. Im Thumbnail Panel können Sie eine einfache Restrukturierung oder Neuanordnung des Falls per Drag & Drop vornehmen. Zudem können Sie die ausgewählte Anlage in der nächsten Spalte vergrößert und benutzerfreundlich anzeigen lassen. Im Fields Panel können Sie das jeweils ausgewählte Dokument bearbeiten, Kommentare einfügen, Fälle weiterleiten und Aufgaben verteilen. Weitere Einblicke in die Funktionalitäten von DPS Advance finden Sie auch in unserer Webinar-Aufzeichnung.
Zusammenspiel Workflow Management Tool und BPM Plattform
- DPS Advance ergänzt unsere BPM-Plattform und Prozesse für End to End Automatisierung um Workflowfunktionen und ist dabei in den Gesamtprozess integriert.
- Die Interaktion des Menschen mit dem System wird durch den Human in the loop ermöglicht. Dadurch können Entscheidungen frühzeitig getroffen, Verantwortlichkeiten abgebildet und personalisierte Aktionen eingerichtet werden.
- Wir bieten passende Technologien für das Routing von Dokumenten und Vorgängen, einschließlich automatisierter Klassifikation, KI-Klassifikation, Decide Business Rules und zu guter Letzt auch das DPS Advance.
- Es besteht die Möglichkeit einer einfachen und kostengünstigen Integration von DPS Advance in unsere Plattform.
Hier geht es zum Webinar On Demand
Für diejenigen, die anhand der Live-Demos tiefer in die DPS Advance Welt eintauchen wollen, geht es hier zur Aufzeichnung und den Slides.
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