Bereit für die E Rechnungspflicht? Was für Rechnungsempfänger bis 2028 zu tun ist!

Verpflichtung zur E-Rechnung kommt nach Deutschland

Nach anderen europäischen Ländern wie Italien, Polen oder Frankreich wird die E-Rechnung nun auch für B2B-Leistungen in Deutschland verpflichtend eingeführt.
Bereits seit 2018 sind Bundesbehörden in der Lage, E-Rechnungen zu empfangen und die Lieferanten des Bundes dazu verpflichtet solche zu versenden. Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht auch für B2B-Leistungen in Kraft, allerdings mit einer 3-jährigen Übergangsfrist und gewissen Ausnahmeregelungen. Beispielsweise sollen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000€ bis zum 31.12.2026 von der Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, befreit bleiben. Ab 2028 soll schließlich die gesamte B2B-Welt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und auszustellen.
Wir haben die Einführungszeit von 2025 bis 2028 in drei Phasen unterteilt und in unserem Webinar für Sie zusammengefasst. Den Link zur Aufzeichnung und die Slides finden Sie am Ende des Beitrags. Weitere Fakten zur E-Rechnungspflicht innerhalb des Wachstumschancengesetzes und den geplanten Änderungen im UstG können Sie hier nachlesen.
Die Einführung der elektronischen Meldepflicht erfolgt in verschiedenen Phasen und gibt Ihnen als Unternehmen durch Übergangszeiten ausreichend Zeit, sich auf die Umstellung vorzubereiten. Zudem spricht sich der Bundesrat in der 1037. Sitzung dafür aus, dass es auch für den Empfang von E-Rechnungen eine Übergangsphase bis 01. Januar 2027 geben soll. Das würde es Ihnen als Unternehmen ermöglichen, Erfahrungen zu sammeln, Fehler zu korrigieren und sicherzustellen, dass die elektronische Rechnung nahtlos in den bestehenden Geschäftsprozessen integriert wird. Dennoch empfehlen wir frühzeitig die Strukturen zu schaffen für die anstehende Gesetzesänderung.

Welche Anforderungen gelten für Rechnungsempfänger?

In Deutschland sind die derzeit gängigsten elektronischen Rechnungsformate XRechnung & ZUGFeRD.
Was unterscheidet diese Formate von einer klassischen PDF-Rechnung? Zu den derzeit wichtigsten Anforderungen an eine elektronische Rechnung laut E-Rechnungsverordnung des Bundes gehören:

Leitweg-ID
Bankverbindung
Zahlungsbedingungen
Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Lieferantennummer
Bestellnummer

Die Lieferanten- und Bestellnummer setzt voraus, dass diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung bekannt waren. Der Empfang einer elektronischen Rechnung erfordert zwar keine OCR mehr, die oben genannten Anforderungen sowie die Richtigkeit der Daten sind dennoch Voraussetzung für die erfolgreiche Weiterverarbeitung in Ihrem ERP-System. Insbesondere die Formatprüfungen, vordefinierte Mappings beispielsweise mit dem Kreditor oder den Positionen und natürlich die manuelle Prüfung im Fall von Unsicherheiten oder Fehlern.

Sind Sie bereit für den 01.01.2025?

Mit einer Gesamtlösung für die nahtlose Einführung der E-Rechnung in Ihre bestehenden Prozesse sind Sie bestens aufgestellt für den parallelen Empfang herkömmlicher Rechnungen und der phasenweisen Umstellung auf den Empfang von elektronischen Rechnungen.
Um Ihr Unternehmen für die Einführung der E-Rechnung zu vorzubereiten, bedarf es einer frühzeitigen Planung und technischer Expertise.

Unsere DPS Invoice Lösung ist bereits jetzt in der Lage automatisiert Rechnungen zu verarbeiten und das unabhängig von deren Eingangskanal und Format. Rechnungen, die per E-Mail als klassisches PDF-Dokument eingehen, werden über den gleichen Geschäftsprozess verarbeitet wie elektronische ZUGFeRD oder XRechnungen. Die manuelle Prüfung ist ähnlich, aber angepasst an die Bedürfnisse der E-Rechnungsprüfung und Validierung. In unserem aktuellen Webinar mit unserem Geschäftsführer Erwin Schwarzl und Entwicklungsleiter Dr. Andreas Fordan besprechen wir das Thema E-Rechnung und geben Einblick in die Möglichkeiten der praktischen Umsetzung passend zu jeder Phase der anstehenden E-Rechnungspflicht. Wenn Sie mehr erfahren möchten, geht es hier zur Aufzeichnung unseres Live-Webinars vom 14. November 2023:

Die Slides zum Webinar können Sie hier downloaden:

DOWNLOAD SLIDES

Sollten weitere Fragen aufkommen, stehen wir Ihnen jederzeit für ein Gespräch zur Verfügung. Gerne begleiten wir sie auf der Road to 2028 und machen Ihr Unternehmen Ready für die E-Rechnung.