Unabhängig vom Geschäftsprozess ist es die Zielsetzung der Abteilungen und Unternehmen mit Automatisierung höhere Dunkelverarbeitungsquoten zu erreichen und damit die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe zu steigern. Die Dunkelverarbeitungsquote gezielt zu steigern ist gar nicht so einfach und von vielen verschiedenen Faktoren abhängig. Wir haben vier Schritte identifiziert, die für die Erhöhung der Erkennung in unseren Prozessen essenziell sind und oft gute Ergebnisse bringen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie die Optimierung der laufenden Geschäftsprozesse mit DocProStar erfolgreich gelingen kann.
Schritt 1: Optimierungspotenzial identifizieren
Der erste Schritt besteht darin, bestehenden Abläufe zu analysieren und spezifische Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Die automatische Dokumentenerkennung steht dabei vielen Herausforderungen gegenüber. Beispielsweise können veraltete oder fehlerhafte Stammdaten den automatischen Abgleich erschweren und erfordern oft manuelle Eingriffe. Regelbasierte Erkennungssysteme stoßen an ihre Grenzen, wenn Dokumente sich nur geringfügig unterscheiden und unzureichende Richtlinien zu Dokumentenformaten oder inkompatible Dateitypen verschärfen das Problem weiter. Die Qualität der OCR-Technologie kann zudem die Datenextraktion beeinflussen, insbesondere bei gescannten Belegen. Multinationale Unternehmen müssen sich zudem mit sprachlichen und gesetzlichen Unterschieden auseinandersetzen, die zusätzlichen manuellen Aufwand verursachen. Veraltete Lernprozesse oder falsche Trainingsdaten können die Erkennungsqualität beeinträchtigen und zu fehlerhaften Ergebnissen führen.
Wir bieten unseren bestehenden Kunden an, in drei Stufen Optimierungen an bestehenden Prozessen vorzunehmen:
- Messung und Analyse
- Gemeinsam Optimierungspotenziale identifizieren und weitere Maßnahmen definieren
- Erneute Messung und Aufzeigen der erreichten Optimierungen
Mit unserer Beratung können unter anderem Stammdatenprobleme identifiziert werden. So können Maßnahmen bereits selbstständig vom Kunden umgesetzt werden. Vereinbaren Sie hier Ihren Beratungstermin für Optimierung!
Schritt 2: Passendes Service- und Dienstleistungspaket finden
Um eine möglichst hohe Dunkelverarbeitungsrate erzielen zu können, sind passende Service- und Dienstleistungshilfen entscheidend. Die Wahl des richtigen Servicepakets ist ausschlaggebend, um die bestmögliche Unterstützung in der automatisierten Dokumentenerkennung zu erhalten. Ob Softwarepflege, Systembetrieb oder Full Managed Service – wir bieten für jedes Bedürfnis das passende Unterstützungspaket, die auf die Anforderungen der Dunkelverarbeitung abgestimmt sind.
Schritt 3: Transparenz durch Professionelles Reporting schaffen
Der Einsatz von Dunkelverarbeitung in Prozessen ist nur dann erfolgsversprechend, wenn die Ergebnisse regelmäßig überwacht und bewertet werden. Professionelles Reporting ermöglicht genau das, die Nachverfolgung des Fortschrittes und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Mit DPS Business Intelligence wird das Optimierungspotenzial in der Dunkelverarbeitung direkt ersichtlich. Dashboards visualisieren den Ist-Zustand und die aktuelle Performance der Prozesse, einschließlich der Dunkelverarbeitungsrate, Korrekturraten je Nachbearbeitungsplatz und Erkennungsqualität bis auf die Feldebene. Zudem liefern sie detaillierte Auswertungen nach Dokumentklassen, Buchungskreisen und Absendern wie Kreditoren. Durch systematisches Reporting erhalten Sie wertvolle Einblicke und können sicherstellen, dass Ihre Optimierungsmaßnahmen effektiv sind.
Schritt 4: Smarte/Intelligente Prozesse mit passenden Softwareerweiterungen
Die Integration moderner Technologie, insbesondere von Künstlicher Intelligenz (KI), ist der Schlüssel für eine hohe Dunkelverarbeitungsrate. Mit der richtigen Technologie können Prozesse noch effizienter gestaltet und die manuelle Nachbearbeitung deutlich reduziert werden. Ein Beispiel ist die KI-basierte Erkennung, die im Hintergrund trainiert wird um anhand einer Layout-Klassifikation Dokumente automatisch zu erkennen und zu sortieren. So wird in zukünftigen Situationen anhand des trainierten vorherigen Dokuments die richtige Entscheidung getroffen, was die Effizienz und Genauigkeit der Dunkelverarbeitung erheblich steigert.
Fazit
Durch das Identifizieren des Optimierungspotenzials, der Auswahl des passenden Servicepakets, dem professionellen Reporting und die Integration smarter Technologien können Prozesse auf ein neues Level gehoben werden. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt dieses Prozesses, um sicherzustellen, dass Sie die besten Ergebnisse erzielen. Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung und setzen Sie auf Innovation, um langfristigen Geschäftserfolg zu sichern!
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